Положення про загальний відділ

I. Загальні положення

1. Загальний відділ апарату Рівненської обласної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату обласної державної адміністрації, який утворюється головою облдержадміністрації з метою забезпечення єдиної системи діловодства в апараті облдержадміністрації, надання методичної допомоги з питань ведення діловодства в структурних підрозділах облдержадміністрації, районних державних адміністраціях, виконавчих комітетах рад міст обласного значення, підпорядковується голові облдержадміністрації та керівнику апарату облдержадміністрації.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, Інструкціями з діловодства та про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, а також цим Положенням.

3. Діяльність загального відділу здійснюється на основі поточних планів роботи, погоджених керівником апарату облдержадміністрації.

II. Основні завдання та функції відділу

4. Основними завданнями відділу є:

забезпечення єдиної системи діловодства в апараті облдержадміністрації; контроль за термінами проходження і виконання службових документів;

надання методичної допомоги в організації роботи щодо ведення діловодства структурним підрозділам обласної державної адміністрації, районним державним адміністраціям, виконавчим комітетам рад міст обласного значення;

підготовка інформаційних, довідкових та інших матеріалів з питань діловодства керівництву облдержадміністрації;

підготовка проектів розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу.

5. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

здійснює ведення діловодства в апараті обласної державної адміністрації;

приймає, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату обласної державної адміністрації; реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію; забезпечує автоматизовану реєстрацію документів у системі електронного документообігу "Megapolis.Документообіг";

веде облік, зберігання, розмноження та використання документів з грифом "Для службового користування" відповідно до вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію;

забезпечує разом з організаційним та іншими відділами апарату обласної державної адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії, нарад при голові обласної державної адміністрації, а також інших заходів, що ним проводяться; протоколює засідання колегії;

здійснює коригування проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації, реєстрацію розпоряджень, їх розмноження та своєчасне доведення до відповідних структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад міст обласного значення, підприємств, установ, організацій, службових осіб та громадян; за необхідності видає копії, витяги й довідки з прийнятих розпоряджень, інших документів;

здійснює подання електронної версії розпоряджень голови облдержадміністрації в Адміністрацію Президента України та для розміщення;

надсилає копії розпоряджень голови облдержадміністрації: Кабінету Міністрів України; ІАЦ "Ліга", прокуратурі Рівненської області, Головному управлінню юстиції у Рівненській області;

складає зведену номенклатуру справ апарату обласної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

організовує роботу відомчого архіву апарату обласної державної адміністрації відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи";

бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів;

за дорученням голови обласної державної адміністрації, керівника апарату обласної державної адміністрації перевіряє у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях стан організації діловодства, надає необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;

забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті обласної державної адміністрації, сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб структурних підрозділів обласної, районних державних адміністрацій;

здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті обласної державної адміністрації, за строками виконання службових документів, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;

забезпечує отримання і передачу документів через СІТМ.

6. Загальний відділ взаємодіє із зазначених вище питань з відповідно визначеними працівниками у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях, виконавчих комітетах рад міст обласного значення.

III. Права відділу

7. Відділ має право:

1) одержувати від структурних підрозділів обласної державної адміністрації, обласних об'єднань, організацій і установ, районних державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад міст обласного значення інформації, довідки, а також пояснення щодо несвоєчасного або неповного виконання документів обласної державної адміністрації;

2) залучати спеціалістів структурних підрозділів обласної державної адміністрації, за погодженням з їх керівниками, до проведення перевірок ведення діловодства, ходу і якості виконання документів безпосередньо на місцях;

3) перевіряти стан роботи з ведення діловодства у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, районних державних адміністраціях;

4) за згодою керівника апарату облдержадміністрації повертати структурним підрозділам обласної державної адміністрації, районним державним адміністраціям, виконавчим комітетам рад міст обласного значення проекти розпоряджень голови облдержадміністрації та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту обласної державної адміністрації.

IV. Організація роботи відділу

8. Відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації за поданням керівника апарату обласної державної адміністрації.

9. Начальник відділу:

здійснює керівництво відділом, розподіляє обов'язки і визначає повноваження працівників відділу;

планує роботу відділу та контролює виконання планів роботи;

добирає кадри відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації;

бере участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в облдержадміністрації з питань діловодства;

інформує керівництво облдержадміністрації про виконання покладених на відділ обов'язків;

несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;

виконує інші обов'язки, покладені на нього головою облдержадміністрації, керівником апарату облдержадміністрації.

10. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад головою обласної державної адміністрації в установленому порядку.

11. Відділ забезпечується комп'ютерною технікою, зв'язком, оргтехнікою, канцелярськими товарами, транспортними засобами та іншим майном, необхідним для виконання покладених на відділ завдань.