І. Загальні положенн
1.1. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації (далі відділ) є структурним підрозділом апарату облдержадміністрації. Відділ підпорядковується керівнику апарату облдержадміністрації та голові облдержадміністрації.
1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України "Про звернення громадян", "Про місцеві державні адміністрації", "Про місцеве самоврядування в Україні", Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 ”Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 "Про затвердження Інструкції з питань діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, засобах масової інформації", Регламентом та розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, наказами керівника апарату, положенням про апарат облдержадміністрації, цим положенням.
ІІ. Основні завдання та функції відділу
2.1. Основним завданням відділу є:
забезпечення кваліфікованого, об'єктивного і своєчасного розгляду заяв, пропозицій і скарг громадян, що надходять до облдержадміністрації з метою оперативного вирішення порушених у них проблем;
забезпечення неухильного дотримання графіка та належну організацію особистого, виїзного прийомів громадян головою, першим заступником и, заступниками голови облдержадміністрації;
здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до облдержадміністрації і направлені, за дорученням керівництва, для вирішення структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконкомам рад міст обласного значення, керівникам підприємств, установ і організаціям та іншим юридичним особам;
забезпечення підготовки даних для періодичного особистого звітування голів райдержадміністрацій, міських голів міст обласного значення перед головою облдержадміністрації з питань роботи із зверненнями громадян;
надання методичної допомоги структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконкомам місцевих рад області в організації роботи із зверненнями громадян та їх особистого прийому;
проведення аналізу письмових, електронних, в тому числі, які надійшли від Рівненського обласного контактного центру, усних звернень громадян, підготовку матеріалів та регулярне інформування голови облдержадміністрації, його заступників та керівника апарату про стан цієї роботи;
забезпечення підготовки матеріалів та організацію проведення засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при облдержадміністрації;
організацію роботи щодо обробки персональних даних у базі персональних даних "Звернення громадян", проводиться з метою реалізації адміністративно правових відносин відповідно до Закону України "Про звернення громадян", постанови Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348 "Про затвердження Інструкції з питань діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації" та їх захисту щодо незаконної обробки та незаконного доступу до них.
2.2. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації:
забезпечує у встановленому порядку реєстрацію звернень громадян, що надійшли до облдержадміністрації;
здійснює попередній розгляд письмових, електронних пропозицій, заяв і скарг громадян, готує щодо них пропозиції для наступної доповіді керівництву облдержадміністрації;
інформує голову облдержадміністрації та його заступників про зміст звернень громадян, готує необхідні матеріали для своєчасного їх розгляду;
проводить консультації та роз'яснення громадянам, які виявили бажання звернутися (або звернулися) на особистий прийом до керівництва облдержадміністрації про порядок вирішення їх проблем;
здійснює попередній запис та забезпечує належну організацію особистого прийому громадян головою, першим заступником голови, заступниками голови облдержадміністрації;
організовує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян;
за дорученням голови облдержадміністрації, його заступників направляє структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконкомами рад міст обласного значення,
керівникам установ, організацій, підприємств, іншим юридичним особам для розгляду заяви і скарги громадян, про що інформує заявників;
отримує від структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, виконкомів рад міст обласного значення, підприємств, установ, організацій інформації (довідки - пояснення, та інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує інформації керівництву облдержадміністрації;
здійснює контроль за своєчасним інформуванням про вирішення питань, порушених у заявах і скаргах громадян, які направлені на розгляд структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, виконкомам рад міст обласного значення, підприємствам, установам, організаціям;
організовує за дорученням керівництва облдержадміністрації, в необхідних випадках, перевірку на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян, що стосується його компетенції;
перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв та скарг громадян, організацію їх особистого прийому в управліннях і відділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, виконкомах місцевих рад області, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності;
здійснює контроль за виконанням розпоряджень голови облдержадміністрації виданих на реалізацію Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 щодо стану роботи із зверненнями громадян, готує інформації про їх хід виконання;
веде облік громадян, що побували на особистому прийомі у голови облдержадміністрації та його заступників, контролює виконання їх доручень;
забезпечує підготовку та подання голові облдержадміністрації, його заступникам інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в органах виконавчої влади, на підприємствах, в установах та організаціях;
вивчає пропозиції, заяви і скарги, причини, що їх породжують, інформує про результати аналізу голову облдержадміністрації, його заступників;
інформує голову, заступників голови облдержадміністрації про стан роботи із зверненнями громадян та з організації їх особистого прийому у структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, у виконкомах місцевих рад області, на підприємствах, в організаціях, установах і подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи;
готує матеріали про стан роботи із зверненнями громадян, організації їх особистого прийому на засідання колегії облдержадміністрації та проекти розпоряджень голови облдержадміністрації, що віднесені до компетенції відділу;
забезпечує щорічну підготовку та опублікування аналітичної доповіді про стан роботи зі зверненнями громадян у засобах масової інформації;
залучає за згодою керівництва облдержадміністрації спеціалістів її структурних підрозділів для здійснення заходів, що проводяться відділом, відповідно до покладених на нього обов'язків;
вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення роботи із зверненнями громадян та організації їх особистого прийому, надає методичну і практичну допомогу в цій роботі на місцях;
здійснює обробку персональних даних в програмі електронного документообігу “Мегаполіс“, “Звернення громадян“ та забезпечує захист персональних даних, що обробляються відділом;
ІІІ Права відділу
3.1 Відділ має право:
вимагати від працівників апарату державної адміністрації, відділів та управлінь облдержадміністрації, виконкомів міських (міст обласного значення рад, райдержадміністрацій, підприємств, організацій, установ, службових осіб своєчасного виконання надісланих їм документів відповідно до вимог чинного законодавства;
вимагати у відділів та управлінь, місцевих органів влади, (міст обласного значення) рад, керівників підприємств, організацій, установ подання інформації (довідок, пояснень та інших матеріалів) про розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, які надіслані і були розглянуті в цих органах;
повертати для повторного розгляду звернення громадян, відповіді на які надійшли не повні або не конкретні;
надсилати за належністю звернення громадян, у яких порушені питання не належать до компетенції облдержадміністрації;
вносити на розгляд керівництва облдержадміністрації питання про стан роботи із зверненнями громадян в апараті облдержадміністрації, її структурних підрозділах, у місцевих органах державної виконавчої влади, на підприємствах, в організаціях, подавати пропозиції щодо поліпшення їх діяльності з цих питань;
брати участь у підготовці проектів розпоряджень, доручень голови обласної державної адміністрації з питань розгляду і вирішення звернень громадян;
залучати до проведення перевірок працівників відділів та управлінь облдержадміністрації, працівників підприємств, організацій, установ.
ІV. Структура відділу
4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється головою облдержадміністрації у разі його відсутності на виконання його обов'язків призначається особа з відповідним рівнем кваліфікації з числа спеціалістів відділу.
4.2. Начальник відділу підпорядковується голові облдержадміністрації та керівнику апарату облдержадміністрації.
4.3. Службові обов'язки працівників визначаються посадовими інструкціями та розподілом обов'язків між ними. Посадові інструкції затверджуються керівником апарату облдержадміністрації.
4.4. Начальник відділу роботи із зверненнями громадян:
здійснює безпосереднє керівництво роботою відділу, несе відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
вносить у встановленому порядку подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, їх заохочення і накладання на них стягнень;
контролює виконання обов'язків працівниками відділу, забезпечує дотримання правил внутрішнього розпорядку, трудової і виконавської дисципліни;
координує роботу відділу з іншими відділами апарату та управліннями облдержадміністрації;
організовує вивчення та узагальнення проблем, які порушують у своїх зверненнях громадяни, доповідає голові, першому заступнику голови, заступникам голови, облдержадміністрації про стан їх розгляду;
бере участь у засіданнях колегії облдержадміністрації, колегій райдержадміністрацій, засіданнях виконавчих комітетів рад міст обласного значення, нарадах, що проводяться в апараті облдержадміністрації при обговоренні питань, які мають відношення до роботи із зверненнями громадян;
організовує роботу щодо обліку персональних даних в базі персональних даних “Звернення громадян“ та організовує збереження даної інформації;
здійснює контроль за дотриманням працівниками відділу законодавства з питань захисту персональних даних та встановленого порядку обробки персональних даних.
V. Заключні положення
5.1. Спеціалісти відділу призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням голови облдержадміністрації в порядку, визначеному Законом України "Про державну службу".
5.2. Робота відділу проводиться згідно з планами роботи відділу та облдержадміністрації.
5.3. Керівництвом облдержадміністрації створюються умови для ефективної роботи і підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечуються приміщенням, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативно-правовими актами і довідковими матеріалами з питань роботи із зверненнями громадян.