Рівненська обласна державна адміністрація 

На головну

33028, м. Рівне, м-н Просвіти, 1, тел.:(0362)264788, факс:(0362)260835, e-mail: roda@rv.gov.ua                          English version. Англійська версія

 
 травня 2019 
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
 
Пошук
Розширений пошук»
 

 

 

 

 

 

 

Державна система електронних звернень

 

 

 

 

 
 

 
Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті обласної державної адміністрації


Додаток

до розпорядження голови

 обласної державної адміністрації

 від 15 серпня  2011 року

 № 400

 

 

  

I. Загальні положення

 

         1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті обласної державної адміністрації (далі – Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – службові документи), в апараті обласної державної  адміністрації.

         2. Відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації" до службової може належати інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

         3. Документам, що містять службову інформацію, надається гриф обмеження доступу "Для службового користування".

         4. Віднесення інформації до службової здійснюється на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, якій  надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - Перелік). Перелік погоджується рішенням експертної комісії  апарату обласної державної адміністрації та затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

         5. Керівники структурних підрозділів обласної державної адміністрації та її апарату вносять  експертній комісії пропозиції щодо віднесення інформації до службової. Рішення експертної комісії є підставою для включення інформації до Переліку.

         6. Перелік та Інструкція не мають грифів обмеження у доступі  і розміщуються на веб-сторінці обласної державної адміністрації у рубриці "Доступ до публічної інформації".

         7. Ведення обліку, зберігання і використання службових документів в апараті обласної державної адміністрації, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на загальний відділ апарату обласної державної адміністрації. Контроль за нерозголошенням інформації, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", та випадками втрат таких документів покладається на відділ режимно-секретної роботи апарату облдержадміністрації.

         8. На  службових документах у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. На нижньому полі кожного аркуша, на якому немає реквізитів, по центру проставляється обліковий номер документа. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на службовий документ, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

         9. Працівники апарату обласної державної адміністрації, які працюють зі службовими документами, підлягають ознайомленню з цією Інструкцією.

         10. Працівникам обласної державної адміністрації, допущеним до роботи зі службовими документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

 

ІІ. Облік службових документів

 

         1. Приймання і облік (реєстрація) службових документів  здійснюється загальним відділом апарату облдержадміністрації. 

         2. На службові документи поширюється вимога одноразової реєстрації.

         3. Службова кореспонденція приймається працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

         4. Службові документи, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

         5. У разі надходження службових документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи конверт, передає  його під розписку до загального відділу апарату облдержадміністрації.

         6. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та внутрішні службові документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

         7. Облік службових документів та видань ведеться окремо від обліку іншої несекретної документації у журналі за формою згідно з додатком 1.

         Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі за формою згідно з додатком 2.

         8. На кожному зареєстрованому службовому документі проставляється штамп обласної державної адміністрації, у якому зазначаються реєстраційний номер документа та дата його надходження.

 

ІІІ. Розмноження і   розсилання (відправлення) службових документів

 

         1. Обробка службових документів з використанням автоматизованих систем (далі – АС) здійснюється тільки за наявності виданого в установленому порядку Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації. Допускається друкування службових документів на друкарській машинці.

         2. Реєстрацію та розсилання службових документів здійснює загальний відділ апарату облдержадміністрації.

         3. Службові документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за згодою цих організацій.

4. На звороті останнього аркуша кожного примірника службового документа зазначаються: обліковий номер, кількість надрукованих примірників, адресати, пункт Переліку, з чого друкувався документ (чернетка, обліковий аркуш), назва файлу та інв. № ПЕОМ, прізвище виконавця та особи, що надрукувала документ, і дата друкування.

         5. Якщо у супровідному листі до службових документів відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:  

"Для службового користування

 (без додатка – без грифа обмеження доступу)
                                                             Прим. № ___"

         6. Надруковані і підписані службові документи разом з їх чернетками передаються для реєстрації в загальний відділ апарату облдержадміністрації. Чернетки знищуються виконавцем та спеціалістом загального відділу апарату облдержадміністрації, про що на копії вихідного документа робиться запис "Чернетки знищені. Дата. Підпис".

         7. Розмноження службових документів на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу заступника голови - керівника апарату облдержадміністрації, за підписаними ним нарядами в присутності та під контролем спеціаліста загального відділу апарату облдержадміністрації. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників і виготовлених аркушів в окремому журналі.

         8. Забороняється використовувати для розмноження службових документів розмножувальну техніку, яка не атестована в установленому порядку.

         9. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації та начальником загального відділу апарату облдержадміністрації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

          10. Пересилання службових документів до інших організацій у межах України здійснюється державною фельд'єгерською службою, спеціальним зв'язком, рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єром.

11. Службові документи повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

         12. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "Для службового користування".

         13. Доставка службових документів до інших організацій та осіб може здійснюватися кур’єром загального відділу апарату обласної державної адміністрації із записом у відповідному журналі.

                   IV. Формування службових документів у справи

         1. Службові документи після їх виконання формуються у справи відповідно до номенклатури справ.

         2. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові картотеки та журнали на службові документи.

         3. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути відне­сені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкла­динках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

         4. Справи зі службовими документами повинні мати внутрішні описи.

 

V. Використання службових документів. Зняття  грифа "Для службового користування"

 

         1. До роботи із справами зі службовими документами  допускаються працівники апарату облдержадміністрації, які мають безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, затвердженими заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації.

         2. До роботи зі службовими документами допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, згідно з рішеннями, викладеними у резолюціях голови, першого заступника, заступників голови, заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації.

         3. Забороняється користуватися відомостями зі службових документів для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

         4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи зі службовими документами з дозволу заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

         Виписки зі службових документів робляться у зошитах, що мають гриф обмеження доступу "Для службового користування", які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надавала дозвіл на ознайомлення і роботу зі службовими документами.

         5. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань (додаток 3).

         6. Зняття з документів чи інформації грифа "Для службового користування" та виключення їх з Переліку здійснюється за поданням керівників структурних підрозділів облдержадміністрації та її апарату до експертної комісії.

         Рішення експертної комісії є підставою для зняття грифа "Для службового користування" з документа чи інформації та виключення їх з Переліку.

 

VІ. Зберігання, знищення службових документів,  перевірка їх наявності

 

         1. Службові документи в обласній державній адміністрації зберігаються у металевих сейфах, які надійно замикаються та опечатуються.

         2. Службові документи, видані виконавцям для роботи, підлягають поверненню у  той же день.

         3. Окремі службові документи з дозволу начальника загального відділу апарату облдержадміністрації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

         4. Передача службових документів іншим працівникам обласної державної адміністрації  здійснюється тільки через загальний відділ апарату облдержадміністрації.

         5. Забороняється вилучення із справ або переміщення службових документів з однієї справи до іншої без дозволу начальника загального відділу апарату облдержадміністрації.

         6. Перевірка наявності службових документів здійснюється щороку комісією, що утворюється наказом заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації. До складу комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання службових документів, а також працівники відділу режимно-секретної роботи апарату облдержадміністрації. Результати перевірки оформлюються відповідним актом.

         7. Про факти втрати службових документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови обласної державної адміністрації, начальників відділу режимно-секретної роботи та загального відділу апарату облдержадміністрації, а також письмово повідомляється управління Служби безпеки України в області із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та про вжиті заходи.

         8. Для розслідування факту втрати службових документів або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом заступника голови – керівника апарату обласної державної адміністрації утворюється комісія, висновок якої затверджується головою обласної державної адміністрації.

         9. До облікових форм на підставі акта комісії, затвердженого головою обласної державної адміністрації, вносяться відповідні записи про втрачені документи.

         10. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення службових документів, а також інших вимог цієї Інструкції, винні особи  несуть відповідальність згідно із законодавством.

         11. Відібрані експертною комісією для знищення справи із службовими документами, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом.

         12. Відібрані для знищення службові документи та  справи з цими документами  повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

         13. Після знищення службових матеріалів  в облікових формах робиться відмітка "Знищено. Акт від (дата) №__".

        

 

Заступник голови – керівник апарату

обласної державної адміністрації            А.Лавренчук

 

ДОДАТКИ ДО ІНСТРУКЦІЇ

 




Реєстрація
Логін
Пароль
Реєстрація
Опитування

 

 

 

Антимонопольний комітет України

Погода
Рівне

волог.:

тиск:

вітер:

Погода на 10 днів від sinoptik.ua


 

  Обласний центр зайнятості Центра надання адміністративних послуг у м.Рівному   Обласний центр гідрометеорології  Інформаційний портал Рівненщина


Всі матеріали на цьому сайті розміщені на умовах ліцензії Creative Commons Attribution 4.0 International

Інформаційний супровід: pressa1@rv.gov.ua Тех. підтримка: forweb@rv.gov.ua  ©  Рівненська обласна державна адміністрація
Анонси

25 травня

15.00 - відкриття туристично-інформаційного офісу у смт Клевань біля Тунелю кохання

(Рівненський район)

 

28 травня

11.00 – обласна комісія з оцінки та забезпечення проведення додаткового конкурсного відбору інвестиційних проектів, що можуть реалізовуватися за рахунок ДФРР у 2019 році (ОДАх, каб.601).

 

  

Фестивалі і свята у травні

Версія для людей із вадами зору

         Версія для людей з вадами зору

http://picua.org/img/2017-11/20/wo8tbqcyr8580n5hjw4kcel07.png 

http://picua.org/img/2018-01/11/hdvt1kvboybn2uyicgplsawjx.jpg

РОБОТА «ГАРЯЧОЇ ЛІНІЇ» (0800500078) РІВНЕНСЬКОЇ ОДА

http://j-p-g.net/if/2019/03/07/0833347001551949279.jpg

 

http://j-p-g.net/if/2019/03/07/0443461001551949112.jpg

 
ОГОЛОШЕННЯ

Засідання регіональної комісії з реабілітації при Рівненській обласній державній адміністрації

На Рівненщині оголосили конкурс книг

Формування робочої групи з розроблення Стратегії розвитку Рівненської області на період до 2027 року

Проведення додаткового конкурсного відбору інвестиційних програм і проектів регіонального розвитку на 2019 рік, що можуть реалізовуватися за рахунок коштів державного фонду регіонального розвитку в Рівненській області

«Гаряча лінія» для суб'єктів підприємницької діяльності– (0362) 695 215

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Офіційний портал публічних фінансів України

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

http://www.rv.gov.ua/sitenew/data/upload/photo/baner05082014.gif 

 

ДО УВАГИ ВІЙСЬКОВОСЛУЖБОВЦІВ ЗА ПРИЗОВОМ ПІД ЧАС МОБІЛІЗАЦІЇ

ОБОВ’ЯЗКИ, ПРАВА ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ВІЙСЬКОВОСЛУЖБОВЦІВ

ОСОБЛИВОСТІ УКЛАДАННЯ КОНТРАКТІВ З ГРОМАДЯНАМИ ТА ВІЙСЬКОВОСЛУЖБОВЦЯМИ, ЯКІ ПРИЙМАЮТЬСЯ НА ВІЙСЬКОВУ СЛУЖБУ