ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови Рівненської

обласної державної адміністрації

                 23.11.2007 № 555

Р Е Г Л А М Е Н Т

Рівненської обласної державної адміністрації

1. Загальні положення

1.1. Цей Регламент відповідно до Закону України „Про місцеві державні адміністрації” регулює організаційні та процедурні питання діяльності обласної державної адміністрації.

1.2.  Розгляд в обласній державній адміністрації питань, що належать до її компетенції, зокрема щодо делегованих обласною радою повноважень, провадиться головою, першим заступником голови, заступниками голови (далі – заступники голови), заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень, апаратом облдержадміністрації, управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, службами і комісіями, утвореними головою обласної державної адміністрації.

1.3. Робота обласної державної адміністрації, її апарату та структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, які становлять державну таємницю або належать до конфіденційної інформації, що є власністю держави.

Обласна державна адміністрація інформує громадськість про свою діяльність, залучає в установленому порядку громадян до проведення перевірок, підготовки і розгляду питань, що належать до її компетенції.

Висвітлення діяльності обласної державної адміністрації здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

1.4. Розподіл повноважень між першим заступником та заступниками голови, заступником голови – керівником апарату облдержадміністрації, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації здійснюється головою облдержадміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду і затверджується відповідним розпорядженням.

При цьому повинні бути визначені:

1)            повноваження і функції посадової особи;

2)            управління, відділи та інші структурні підрозділи облдержадміністрації, діяльність яких контролюватиметься відповідною посадовою особою;

3)            підприємства, установи, організації, щодо яких посадова особа забезпечує реалізацію відповідно до законодавства державної політики;

4)            порядок заміщення голови обласної державної адміністрації, його першого заступника та заступників у разі їх відсутності.

Головою обласної державної адміністрації визначаються також обов’язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних державних адміністрацій.

1.5. Положення про структурні підрозділи обласної державної адміністрації розробляються керівниками таких підрозділів, погоджуються із заступниками голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, а також з керівником юридичного відділу апарату обласної державної адміністрації і затверджуються розпорядженням голови обласної держадміністрації.

2. Планування роботи обласної державної адміністрації

2.1. Планування роботи обласної державної адміністрації є одним із засобів організаційного забезпечення її діяльності.

Планування роботи обласної державної адміністрації здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності її структурних підрозділів та апарату.

Планування діяльності обласної державної адміністрації здійснюється з урахуванням основних напрямів державної політики, доручень і рекомендацій органів виконавчої влади вищого рівня, пропозицій керівництва облдержадміністрації та її структурних підрозділів.

2.2. Робота обласної державної адміністрації проводиться за перспективними (річними), поточними (квартальними), а у разі потреби - оперативними (місячними) планами, які затверджуються розпорядженням її голови.

 2.3. Формування планів роботи обласної державної адміністрації здійснюється організаційним відділом апарату облдержадміністрації за пропозиціями структурних підрозділів облдержадміністрації, погодженими із заступниками голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, не пізніше ніж за тиждень до початку періоду, на який складається план.

Пропозиції до планів роботи подаються в організаційний відділ до 15 числа місяця, який передує кварталу або місяцю, на який затверджується план.

Планування діяльності обласної державної адміністрації з підготовки проектів регуляторних актів здійснюється з урахуванням статті 7 Закону України "Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності".

2.4. Плани роботи обласної державної адміністрації передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України та Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Прем'єр-міністра України, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших визначених законами, а також делегованих обласною радою повноважень, та забезпечення реалізації державної політики.

2.5. До планів роботи обласної державної адміністрації включаються:

актуальні питання, пов'язані із здійсненням заходів із соціально-економічного розвитку території або окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв'язанням проблем у соціальній сфері, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, які потребують розгляду на засіданні колегії, нараді у голови обласної державної адміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів;

перелік актів законодавства, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, хід виконання яких розглядатиметься в порядку контролю;

основні організаційно-масові заходи, проведення яких забезпечується обласною державною адміністрацією або за її участю.

2.6. Плани повинні містити питання:  

підбиття підсумків діяльності обласної державної адміністрації відповідно за рік, квартал, місяць з визначенням основних напрямів подальшої роботи;

діяльності структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних держадміністрацій з виконання актів законодавства, розпоряджень голови обласної держадміністрації.

Підготовка до розгляду діяльності структурних підрозділів обласної держадміністрації або райдержадміністрацій, як правило, передбачає проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

2.7. У планах роботи обласної держадміністрації визначаються конкретні структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за здійснення запланованих заходів, а також строки їх здійснення.

2.8. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи обласної держадміністрації за рішенням її голови.

Питання виключається з плану роботи обласної держадміністрації за рішенням її голови на підставі доповідної записки заступника голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, заступника голови - керівника апарату обласної держадміністрації.

2.9. Робота структурних підрозділів та апарату обласної держадміністрації проводиться за квартальними і місячними планами, що затверджуються заступниками голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, заступником голови - керівником апарату обласної держадміністрації.

Порядок планування роботи структурних підрозділів апарату обласної держадміністрації встановлює заступник голови - керівник апарату обласної держадміністрації.

2.10. Формування планів роботи структурних підрозділів та апарату обласної держадміністрації здійснюється з урахуванням положень пунктів 2.4. – 2.7. цього Регламенту.

2.11. Додаткові (позапланові) питання включаються до плану роботи структурного підрозділу та апарату обласної держадміністрації і виключаються з нього за рішенням заступника голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, заступника голови-керівника апарату обласної держадміністрації.

2.12. Контроль за виконанням планів роботи обласної держадміністрації, її структурних підрозділів та апарату здійснюється заступниками голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, заступником голови - керівником апарату обласної держадміністрації.

2.13. Підготовка звітності обласної  держадміністрації, передбаченої статтями 30 і 33 Закону України "Про місцеві державні адміністрації", проводиться її апаратом на основі звітів структурних підрозділів обласної держадміністрації, у тому числі структурних підрозділів її апарату, затверджених заступником голови відповідно до розподілу функціональних повноважень, заступником голови - керівником апарату обласної державної адміністрації.

Зміст звітності за місяць, квартал і рік визначається питаннями, що вирішуються обласною держадміністрацією та її структурними підрозділами.

Звіт про результати діяльності обласної держадміністрації розміщується на її офіційному веб-сайті та у місцевих засобах масової інформації.

3. Організація роботи апарату обласної державної адміністрації

3.1. Апарат обласної держадміністрації відповідно до покладених на нього завдань:

опрацьовує документи, що надходять до обласної держадміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови і заступників голови обласної  держадміністрації;

здійснює опрацювання проектів розпоряджень; розробляє за дорученням голови обласної держадміністрації проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;

перевіряє за дорученням голови обласної держадміністрації виконання актів законодавства, доручень Прем'єр-міністра України, розпоряджень голови обласної держадміністрації територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (з питань здійснення повноважень місцевої держадміністрації), структурними підрозділами обласної держадміністрації, а також райдержадміністраціями; вивчає та узагальнює досвід роботи зазначених органів і надає практичну допомогу в розв'язанні складних проблем, розробляє пропозиції щодо удосконалення їх діяльності; здійснює контроль за своєчасним поданням доповідей, інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень та доручень голови обласної  держадміністрації;

за дорученням голови обласної держадміністрації проводить аналіз роботи органів місцевого самоврядування у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готує пропозиції щодо поглиблення взаємодії обласної держадміністрації з органами місцевого самоврядування для спільного вирішення питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;

здійснює правове забезпечення діяльності обласної держадміністрації, надає методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильне додержання актів законодавства структурними підрозділами, апаратом та посадовими особами обласної держадміністрації;

готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються головою обласної держадміністрації;

проводить разом із структурними підрозділами обласної державної адміністрації, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади аналіз соціально-економічного і суспільно-політичного становища на відповідній території, розробляє та вносить голові обласної державної адміністрації пропозиції щодо його поліпшення;

здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності обласної держадміністрації; забезпечує дотримання режиму роботи в адміністративному будинку обласної держадміністрації; забезпечує організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв'язку відповідно до вимог законодавства, належний протипожежний стан у приміщеннях обласної держадміністрації та дотримання правил охорони праці;

здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, нарад, що проводяться головою обласної держадміністрації та його заступниками;

провадить діяльність, пов'язану з державною таємницею, організовує та здійснює заходи щодо забезпечення режиму секретності в обласній держадміністрації відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

організовує особистий прийом громадян та розгляд звернень, що надійшли до обласної держадміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;

провадить відповідно до затвердженого головою обласної державної адміністрації плану роботу, пов'язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників обласної державної адміністрації, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів, уживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників обласної державної адміністрації;

забезпечує ведення діловодства в апараті обласної державної адміністрації;

забезпечує висвітлення діяльності місцевої держадміністрації;

виконує інші функції відповідно до законодавства та положення про апарат.

3.2. Апарат обласної держадміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами обласної державної адміністрації, Секретаріатом Президента України, Секретаріатом Кабінету Міністрів України, апаратом райдержадміністрацій, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, а також з виконавчими органами рад.

3.3. Організація роботи апарату обласної держадміністрації здійснюється відповідно до цього Регламенту та положення про її апарат, що затверджується головою обласної державної адміністрації.

4. Кадрова робота

4.1. Кадрова робота в обласній держадміністрації спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування місцевих органів виконавчої влади висококваліфікованими і компетентними працівниками.

4.2. Організація кадрової роботи в обласній держадміністрації здійснюється за затвердженим головою обласної держадміністрації річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.

4.3. Організацію кадрової роботи в апараті обласної держадміністрації здійснює відділ кадрової роботи, у структурних підрозділах обласної держадміністрації - відділ (сектор) кадрів, а в підрозділах, які мають невелику штатну чисельність, виконання кадрової роботи покладається за рішенням їх керівників на одного з працівників.

Кадрова робота в апараті та структурних підрозділах обласної державної адміністрації проводиться відкрито і спрямовується на всебічне вивчення та врахування можливостей працівників, найбільш повне застосування їх здібностей, розвиток ініціативності, створення атмосфери заінтересованості у професійному зростанні.

4.4. Прийняття на державну службу до обласної держадміністрації здійснюється в установленому законодавством порядку.

Заступник голови - керівник апарату обласної держадміністрації, керівники структурних підрозділів обласної держадміністрації організовують вивчення ділових і моральних якостей осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців.

Прийняття працівників на роботу до обласної держадміністрації на посади, що не віднесені до категорій посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю України.

4.5. На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку оформлено допуск до державної таємниці.

4.6. В обласній держадміністрації, її структурних підрозділах створюється у порядку, передбаченому Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, що затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2001 року № 199, резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.

4.7. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в обласній держадміністрації проводяться в установленому законодавством порядку атестація та щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов'язків.

4.8. Обласна держадміністрація розглядає і вносить в установленому порядку пропозиції щодо нагородження державними нагородами, нагородами Кабінету Міністрів України та заохочує працівників апарату і структурних підрозділів обласної держадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.

Тривалість підготовки проектів клопотань щодо нагородження не може перевищувати 10 днів з часу надходження матеріалів у відділ, на який покладено ці функції. У разі, коли документи, що надійшли, підготовлені неякісно, працівники відділу повертають їх на доопрацювання.

Проекти подань погоджуються і візуються заступниками голови облдержадміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень.

4.9. На кожного прийнятого на роботу до обласної держадміністрації працівника оформляється особова справа.

4.10. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, заступника голови - керівника апарату обласної держадміністрації та керівників її структурних підрозділів.

5. Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації

5.1. Організація роботи з документами в обласній держадміністрації здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови обласної державної адміністрації від 12 січня 1998 року № 15, із змінами, внесеними розпорядженням голови облдержадміністрації від 19 серпня 2003 року № 426, та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893, із наступними змінами і доповненнями.

5.2. Основні функції з діловодства в обласній державній адміністрації виконує загальний відділ, який здійснює безпосередньо діловодне обслуговування, організаційно-методичну роботу, пов'язану з документами, і відповідає за організацію і правильне ведення діловодства.

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

5.3.    Уся кореспонденція, що надходить до обласної державної адміністрації, проходить попередній розгляд працівником загального відділу (канцелярії) в день одержання документів, визначаються документи для передачі голові адміністрації, першому заступнику, заступникам голови, а також безпосередньо у відділи і управління. Заяви і скарги громадян передаються у відділ роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації.

5.4.           Після попереднього розгляду документи реєструються і в той же

день під розписку за реєстром вручення кореспонденції їх отримують у загальному відділі (канцелярії) помічник голови, помічники першого заступника та заступників голови облдержадміністрації, інші працівники апарату, відділів, управлінь облдержадміністрації.

5.5. У разі відсутності голови облдержадміністрації кореспонденцію, яка йому адресується, отримує помічник або радник голови облдержадміністрації і передає її на розгляд заступнику голови облдержадміністрації, який виконує обов’язки голови адміністрації.

5.6. Голові облдержадміністрації передаються акти та доручення Президента України, Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом „Невідкладно”.

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності облдержадміністрації і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово, інші документи органів вищого рівня – в день їх надходження або до 10 години ранку наступного дня.

Інші документи розглядаються головою адміністрації, першим заступником та заступниками голови у термін не більше двох днів.

5.7.           Документи з резолюціями голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації у триденний термін із моменту їх надходження в обласну державну адміністрацію загальним відділом апарату облдержадміністрації доводяться до виконавців і виконуються у терміни, зазначені в документі або резолюції. Документи органів вищого рівня без установлених термінів виконуються протягом 10 днів з дня їх надходження або в місячний термін, якщо це не потребує великого обсягу роботи.

5.8. Для забезпечення виконання покладених на обласну державну адміністрацію завдань і функцій голова адміністрації, перший заступник голови адміністрації, заступники голови адміністрації, заступник голови – керівник  апарату адміністрації можуть давати керівникам місцевих органів виконавчої влади доручення у межах своїх функціональних повноважень.

5.9. Проекти доручень голови облдержадміністрації вносяться структурними підрозділами обласної державної адміністрації, апарату обласної державної адміністрації та районними державними адміністраціями. Проект доручення голови облдержадміністрації після його аналізу та візування помічником заступника голови облдержадміністрації, погодження із першим заступником, заступником голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень та заступником голови – керівником апарату, юридичним, загальним відділами, відділом контролю апарату облдержадміністрації,  вноситься головним розробником, в разі потреби - з фінансово-екон�