ЗМІСТ
1. Загальні положення 
2. Розподіл обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації та планування її роботи 
3. Кадрова робота 
4. Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації 
5. Порядок проведення публічного обговорення проектів розпоряджень 
6. Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації 
7. Організація контролю за виконанням документів 
8. Порядок розгляду звернень і організації прийому громадян 
9. Підготовка і проведення засідань колегії обласної державної адміністрації 
10. Порядок проведення нарад, семінарів, засідань комісій, інших заходів в обласній державній адміністрації
11. Режим роботи обласної державної адміністрації 
12. Організація взаємодії з Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування 
13. Порядок розгляду в облдержадміністрації звернень відділів, управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення, інших органів, установ і організацій 
14. Додатки 
 
Загальні положення
Цей регламент відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації” регулює організаційно-процедурні питання діяльності обласної державної адміністрації.
Розгляд в обласній державній адміністрації питань, що належать до її повноважень, провадиться головою, першим заступником, заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними головою обласної державної адміністрації.
Розподіл обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації та планування її роботи
Розподіл обов’язків між першим заступником та заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації здійснюється головою облдержадміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду і затверджується відповідним розпорядженням.
При цьому повинні бути визначені:
1) функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;
2) управління, відділи та інші структурні підрозділи облдержадміністрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.
Головою обласної державної адміністрації визначаються також обов’язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних державних адміністрацій.
2.3. Планування роботи обласної державної адміністрації є одним із засобів організаційного забезпечення її діяльності.
2.4. Планування діяльності місцевої державної адміністрації здійснюється, виходячи з основних напрямів державної політики, доручень і рекомендацій органів виконавчої влади вищого рівня, а також пропозицій керівництва обласної державної адміністрації, керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації.
2.5. Робота обласної державної адміністрації проводиться за перспективним (річним), поточними (квартальними), оперативними (місячними), а у разі потреби – тижневими  планами, що затверджуються головою обласної державної адміністрації згідно з додатком 1 до регламенту.
2.6. Робота управлінь, відділів та інших структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації проводиться за квартальними і місячними, у разі потреби – тижневими планами, що затверджуються заступниками голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівником апарату облдержадміністрації.
Місячні плани управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, апарату облдержадміністрації розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.
2.7. Плани роботи обласної державної адміністрації формуються організаційним відділом апарату адміністрації за пропозиціями управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, погодженими із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків), не пізніше ніж за тиждень до початку періоду, на який складається план.
Пропозиції до планів подаються в організаційний відділ до 15 числа місяця, який передує кварталу або місяцю, на який затверджується план.
2.8. Плани роботи обласної державної адміністрації передбачають заходи, спрямовані на реалізацію державної регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших наданих державою, а також делегованих відповідною радою повноважень.
2.9. Поточний (квартальний) план роботи обласної державної адміністрації включає:
- перелік актуальних питань, пов’язаних із реалізацією заходів соціально-економічного розвитку території, або окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, що потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у голови обласної державної адміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;
- перелік законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови облдержадміністрації, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;
- перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється обласною державною адміністрацією або за її участю.
2.10. До поточного (квартального) плану роботи в обов’язковому порядку включаються також питання:
- про підведення підсумків діяльності обласної державної адміністрації відповідно за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік із визначенням напрямів подальшої роботи;
- про роботу структурних підрозділів обласної державної адміністрації та районних державних адміністрацій з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови облдержадміністрації або із здійснення їх повноважень.
2.11. Заплановані питання щодо роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій передбачають, як правило, проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.
2.12. Додаткові (позапланові) питання вносяться до затвердженого плану роботи облдержадміністрації за рішенням голови адміністрації.
Виключення з плану роботи питання здійснюється з дозволу голови адміністрації на підставі доповідної записки заступника голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівника апарату обласної державної адміністрації.
2.13. Контроль за виконанням планів роботи обласної державної адміністрації здійснюється заступниками голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівником апарату, керівниками управлінь та інших структурних підрозділів облдержадміністрації.
Кадрова робота
3.1. Організація кадрової роботи в обласній державній адміністрації проводиться за затвердженим головою адміністрації річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.
3.2. Прийняття на державну службу в обласну державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на роботу до обласної державної адміністрації на посади, не віднесені до категорії державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
Керівник апарату, відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб, які претендують на посади державних службовців.
3.3. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України “Про державну службу” і “Про боротьбу з корупцією” щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.
Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.
3.4. В обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах обласної державної адміністрації.
3.5. Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням голови, керівника управління, відділу та іншого структурного підрозділу обласної державної адміністрації можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
3.6. Обласна державна адміністрація розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань та заохочення працівників апарату і структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.
3.7. Тривалість підготовки проектів клопотань щодо нагородження не може перевищувати 10 днів з часу надходження матеріалів у відділ, на який покладено ці функції. У разі, коли документи, що надійшли, підготовлені неякісно, працівники відділу повертають їх на доопрацювання.
3.8. Проекти подань погоджуються і візуються заступниками голови адміністрації згідно із розподілом повноважень.
3.9. На кожного працівника, прийнятого на роботу в обласну державну адміністрацію, оформляється особова справа.
3.10. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, керівників апарату та структурних підрозділів обласної державної адміністрації.
Після погодження матеріали подаються на підпис голові адміністрації.
Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації
4.1. Голова обласної державної адміністрації на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня видає одноособово в межах власних і делегованих повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.
У разі відсутності голови адміністрації за його дорученням розпорядження підписує перший заступник або заступник, який виконує обов'язки голови адміністрації.
4.2. За підготовку проектів розпоряджень відповідають перший заступник та заступники голови, керівник апарату обласної державної адміністрації відповідно до розподілу повноважень.
Проекти розпоряджень вносяться управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації та районними державними адміністраціями. У разі, коли розроблення проекту розпорядження доручено кільком структурним підрозділам адміністрації або райдержадміністраціям, виконавець, зазначений першим, є головним розробником.
4.3. Проект розпорядження після його аналізу та візування помічником заступника голови адміністрації, погодження із першим заступником, заступником голови адміністрації відповідно до функціональних повноважень та керівником апарату, керівниками зацікавлених структур і юридичним відділом апарату облдержадміністрації вноситься головним розробником разом із довідкою про погодження проекту розпорядження, складеною згідно з додатком 2 до регламенту, супровідним листом і пояснювальною запискою щодо необхідності прийняття розпорядження, складеною згідно з додатком 3 до регламенту, а в разі потреби і з фінансово-економічним обґрунтуванням, довідковими та аналітичними матеріалами.
4.4. У разі внесення проекту розпорядження з розбіжностями до нього додається протокол розбіжностей, складений згідно з додатком 4 до регламенту, в якому повинна міститися редакція спірного пункту (норми) проекту, варіант редакції, запропонований заінтересованим структурним підрозділом, органом, організацією, відхилений або врахований головним розробником частково, мотиви відхилення головним розробником зауважень та пропозицій.
Якщо розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження, що готується, або подаються окремим актом одночасно з проектом.
За наявності розбіжностей щодо проекту розпорядження керівник органу, який вносить проект, повинен забезпечити їх обговорення із заінтересованими органами та організаціями з метою пошуку взаємоприйнятного рішення.
4.5. За умови проведення публічного обговорення проекту розпорядження головний розробник вносить проект розпорядження разом з довідкою про проведення публічного обговорення, в якій зазначається коло осіб, які були залучені до публічного обговорення, та результати цього обговорення, рішення щодо врахування пропозицій, мотиви та обґрунтування їх відхилення (в цілому або частково).
Головний розробник разом із проектом розпорядження може вносити текст інформаційного повідомлення про цей проект, який готується на окремому аркуші обсягом до 200 слів і повинен містити обґрунтування необхідності прийняття проекту нормативно-правового акта, його мету та розкривати зміст цього проекту, соціально-економічні та інші істотні наслідки його прийняття.
У разі прийняття головою обласної державної адміністрації рішення про інформування населення стосовно проекту розпорядження текст інформаційного повідомлення передається прес-службі адміністрації для доведення його до відома населення.
4.6. Проекти розпоряджень голови обласної державної адміністрації і додатки до них повинні бути кваліфіковано підготовлені, з коротким викладенням суті питання, визначенням конкретних заходів, термінів та виконавців, осіб, які здійснюють контроль за виконанням. У кожному розпорядженні контроль за його виконанням покладається, як правило, на першого заступника або заступника голови адміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень. До проекту додається перелік структурних підрозділів адміністрації, інших установ, організацій, яким необхідно надіслати розпорядження.
4.7. Проекти розпоряджень із соціально-економічних питань повинні, як правило, мати преамбулу, в якій викладається аналіз стану справ і причин недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання розпорядження.
Встановлювані завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, із переліком виконавців та визначенням термінів виконання завдань.
У необхідних випадках у проекті розпорядження можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування облдержадміністрації про хід виконання встановлених завдань.
4.8. Проект розпорядження вважається підготовленим, якщо він відповідає чинному законодавству, погоджений і завізований першим заступником голови адміністрації, заступником голови адміністрації згідно з розподілом повноважень та його помічником, спеціалістом, який готував документ, спеціалістом загального відділу, начальником або заступником начальника відділу контролю апарату облдержадміністрації, а також керівниками відділів і управлінь, підприємств і організацій, які мають відношення до цього питання.
Проекти розпоряджень голови адміністрації обов'язково візуються начальником або заступником начальника юридичного відділу і керівником апарату адміністрації, а при необхідності - погоджуються з територіальним відділенням Антимонопольного комітету України та з представництвом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва в області.
Візи розміщуються на звороті останнього аркуша проекту розпорядження із відмітками: хто подає проект розпорядження і з ким він погоджений. Посади та прізвища керівників, які вносять і візують проект розпорядження, повинні бути надруковані, біля кожної візи зазначається дата. Усі додатки до проекту розпорядження візує особа, яка його готує.
4.9. Підготовлені проекти розпоряджень та довідкові матеріали до них передаються через помічників першому заступнику та заступникам голови адміністрації згідно з розподілом повноважень і після погодження з ними подаються особисто керівниками відділів, управлінь, інших служб, організацій, що їх готували, керівнику апарату адміністрації, який підписує додатки і особисто подає проект розпорядження на підпис голові обласної державної адміністрації або заступнику, який виконує його обов'язки.
Неврегульовані розбіжності щодо проекту розпорядження розглядає заступник голови адміністрації (відповідно до розподілу повноважень), який приймає рішення про врахування або відхилення зауважень.
4.10. Проект розпорядження, поданий з порушенням визначених цим регламентом вимог, у дводенний термін повертається юридичним відділом головному розробникові разом із матеріалами до розпорядження та супровідним листом, складеним згідно з додатком 5 до регламенту, за підписом заступника голови адміністрації або керівника апарату адміністрації.
У разі невідповідності проекту розпорядження чинному законодавству юридичний відділ апарату адміністрації готує висновок, складений згідно з додатком 6 до регламенту.
Тривалість опрацювання проекту розпорядження в апараті облдержадміністрації не повинна перевищувати десяти робочих днів.
4.11. Якщо під час опрацювання проекту розпорядження виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, проект повертається для доопрацювання та повторного візування керівниками заінтересованих органів та організацій.
4.12. Підписані і зареєстровані розпорядження після розмноження надсилаються за призначенням не пізніше як у триденний термін, а розпорядження, які подаються на державну реєстрацію, - у триденний термін після їх повернення з обласного управління юстиції.
4.13. Розпорядження, що видаються головою обласної державної адміністрації в межах його компетенції, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян, або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в обласному управлінні юстиції.
4.14. Юридичний відділ апарату адміністрації під час розгляду проекту розпорядження на предмет відповідності його чинному законодавству визначає необхідність державної реєстрації і поряд з візою про погодження, при необхідності, робить відмітку “підлягає державній реєстрації”.
4.15. Прийнятий нормативно-правовий акт (розпорядження) передається загальним відділом у юридичний відділ в оригіналі разом із двома завіреними копіями цього документа для подальшого подання на державну реєстрацію в обласне управління юстиції.
Юридичний відділ готує супровідний лист до нормативно-правового акта, що подається на державну реєстрацію. Супровідний лист підписується головою облдержадміністрації або його заступником.
Нормативно-правовий акт (розпорядження) подається на державну реєстрацію у п'ятиденний термін після його прийняття.
При розсиланні і опублікуванні зареєстрованого нормативно-правового акта зазначення номера і дати державної реєстрації є обов'язковим.
Зміни і доповнення, що вносяться до нормативно-правових актів, підлягають державній реєстрації у такому ж порядку.
4.16. Розпорядження голови адміністрації, які стосуються прав та інтересів громадян або мають загальний характер, доводяться до загального відома відділом взаємодії із засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю апарату облдержадміністрації через засоби масової інформації і набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо самими актами не встановлено пізніший термін введення їх у дію.
4.17. Розпорядження голови адміністрації в межах його повноважень є обов'язковими для виконання на території області підприємствами, установами, організаціями та громадянами.
4.18. Керівник апарату адміністрації в межах своїх повноважень видає накази по апарату.
За підготовку проектів наказів по апарату відповідають керівники відділів апарату.
Проекти наказів по апарату візуються керівником відділу, який подає проект наказу і начальником юридичного відділу апарату облдержадміністрації.
4.19. З наказами по апарату з кадрових питань та питань дотримання дисципліни і внутрішнього розпорядку ознайомлюються під розписку працівники апарату, яких стосуються ці накази.
Проекти розпоряджень голови адміністрації та наказів по апарату з питань відряджень працівників апарату облдержадміністрації готуються спеціалістами відділу кадрової роботи та з питань державної служби і погоджуються з начальником або заступником начальника відділу бухгалтерського обліку апарату адміністрації.
Порядок проведення публічного обговорення проектів розпоряджень
5.1. Проект розпорядження, що зачіпає інтереси населення і має важливе соціально-економічне значення для розвитку області, може бути внесений на публічне обговорення на будь-якому етапі його підготовки шляхом опублікування проекту розпорядження у друкованих засобах масової інформації.
5.2. Організація проведення публічного обговорення покладається на головного розробника.
На підставі його звернення голова облдержадміністрації приймає рішення про проведення публічного обговорення проекту розпорядження.
Звернення повинне містити:
1) пропозицію про проведення публічного обговорення проекту розпорядження;
2) обґрунтування необхідності його проведення;
3) джерела фінансування проведення публічного обговорення;
4) стислий зміст проекту розпорядження;
5) мету та наслідки прийняття проекту розпорядження.
Звернення підписується головним розробником та візується заінтересованими структурними підрозділами адміністрації, органами та організаціями.
До звернення додається проект розпорядження та план проведення публічного обговорення.
План повинен містити:
1) мету і завдання проведення публічного обговорення;
2) заходи щодо проведення публічного обговорення;
3) термін проведення обговорення.
5.3. Після прийняття рішення головою облдержадміністрації про проведення публічного обговорення проекту розпорядження головний розробник передає прес-службі облдержадміністрації проект розпорядження з планом проведення публічного обговорення, а також контактні телефони, адресу головного розробника.
5.4. Пропозиції та зауваження, що надійшли у процесі публічного обговорення проекту розпорядження, розглядаються головним розробником, узагальнюються та враховуються під час доопрацювання проекту.
Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації
6.1. Основні функції діловодства в обласній державній адміністрації виконує загальний відділ, який здійснює безпосередньо діловодне обслуговування, організаційно-методичну роботу, пов'язану з документами, і відповідає за організацію і правильне ведення діловодства.
6.2. Діловодство в апараті обласної державної адміністрації ведеться відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 12 січня 1998 року № 15, і змін до неї, внесених розпорядженням голови облдержадміністрації від 19 серпня 2003 року № 426, та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.
6.3. Уся кореспонденція, що надходить до адміністрації, проходить попередній розгляд працівником загального відділу (канцелярії) в день одержання документів, визначаються документи для передачі голові адміністрації, першому заступнику, заступникам голови, а також безпосередньо у відділи і управління. Заяви і скарги громадян передаються у відділ з питань роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації.
6.4. Після попереднього розгляду документи реєструються і в той же день під розписку за реєстром вручення кореспонденції їх отримують у загальному відділі (канцелярії) помічник голови, помічники першого заступника та заступників голови облдержадміністрації, інші працівники апарату, відділів, управлінь облдержадміністрації.
6.5. У разі відсутності голови облдержадміністрації кореспонденцію, яка йому адресується, отримує помічник або радник голови облдержадміністрації і передає її на розгляд заступнику голови облдержадміністрації, який виконує обов'язки голови адміністрації.
6.6. Голові облдержадміністрації передаються акти та доручення Президента України, Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності облдержадміністрації і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово, інші документи органів вищого рівня - в день їх надходження або до 10 години ранку наступного дня.
Інші документи розглядаються головою адміністрації, першим заступником та заступниками голови у термін не більше двох днів.
6.7. Документи з резолюціями голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації у триденний термін із моменту їх надходження в адміністрацію загальним відділом доводяться до виконавців і виконуються у терміни, зазначені в документі або резолюції. Документи органів вищого рівня без установлених термінів виконуються протягом 10 днів з дня їх надходження або в місячний термін, якщо це не потребує великого обсягу роботи.
6.8. Якщо в резолюції чи дорученні керівництва облдержадміністрації зазначено декілька виконавців, то загальний відділ (канцелярія) надсилає документ посадовій особі, вказаній у резолюції першою. Ця посадова особа ознайомлює з дорученням усіх виконавців, узгоджує порядок його виконання, одержує від виконавців пропозиції та інформації, узагальнює їх і через канцелярію інформує керівництво облдержадміністрації про виконання доручення.
При необхідності доведення змісту документа з резолюцією керівництва облдержадміністрації до всіх виконавців, зазначених у резолюції, помічники через копіювально-розмножувальне бюро розмножують необхідну кількість документів із резолюцією і передають їх у загальний відділ (канцелярію) для розсилання виконавцям.
6.9. Відповідальність за своєчасне і правильне виконання документів несуть помічники першого заступника, заступників голови облдержадміністрації, особи, зазначені в резолюціях голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації, а також безпосередні виконавці. У тих випадках, коли вказано декілька виконавців, відповідальною за виконання є особа, яка зазначена в резолюції першою. Контроль за термінами інформування облдержадміністрації виконавцями згідно з резолюціями заступників голови облдержадміністрації здійснюють помічники першого заступника та заступників голови адміністрації і відповідальні працівники апарату облдержадміністрації, на яких покладено обов'язки організаційно-технічного контролю.
Інформації органам вищого рівня на виконання їх документів передаються в загальний відділ (канцелярію) для відправки за три дні до терміну, визначеного документом або резолюцією керівництва облдержадміністрації. Якщо в документі передбачено інформування щомісячно чи щоквартально, то інформації подаються до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.
6.10. У випадку, якщо документ не може бути виконаний у встановлений термін, то не пізніше як за 2-3 дні до його закінчення виконавець мотивує затримку і просить продовжити термін виконання.
6.11. Усі виконані документи повертаються в загальний відділ апарату облдержадміністрації.
6.12. Відправка розпоряджень голови адміністрації та іншої вихідної кореспонденції здійснюється лише через загальний відділ (канцелярію). Кореспонденція здається в загальний відділ з 9.00 до 16.00.
Листи, доручення керівництву райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення підписуються, як правило, головою та заступниками голови облдержадміністрації і надсилаються загальним відділом (канцелярією) апарату облдержадміністрації.
На всіх документах (листах, інформаціях, доповідних записках тощо), які виходять з облдержадміністрації, повинні проставлятися прізвище, ініціали та номер телефону виконавця.
6.13. Телеграми для відправки передаються в загальний відділ у будь-який час протягом робочого дня.
Факсограми райдержадміністраціям, міськвиконкомам міст обласного значення передаються працівником підрозділу апарату облдержадміністрації, який їх готував.
6.14. Загальний відділ апарату адміністрації систематично аналізує роботу з документами і не пізніше 10 числа кожного місяця інформує про це керівника апарату обласної державної адміністрації.
6.15. Виконання документів, що надходять у відділ з питань режимно-секретної роботи з грифом таємності, контролюється працівниками відділу під безпосереднім керівництвом голови обласної державної адміністрації, а в разі його відсутності - керівника апарату облдержадміністрації з дотриманням режиму секретності.
6.16. Усі документи, що підлягають друкуванню в бюро комп'ютерного набору, приймаються завідуючим бюро і оформляються з урахуванням вимог Інструкції з діловодства в апараті обласної державної адміністрації.
6.17. Документи повинні бути розбірливо написані, ретельно відредаговані, аркуші пронумеровані і завізовані керівником структурного підрозділу апарату облдержадміністрації з визначенням кількості примірників для друкування.
6.18. Подані матеріали реєструються в журналі і виконуються за двома категоріями терміновості: термінові та звичайні. Роботи, що мають візу заступників голови адміністрації, а також начальників відділів контролю, організаційного, юридичного та загального "терміново", друкуються в першу чергу. Інші документи (рукописи) друкуються в порядку їх надходження у дводенний термін, а при необхідності порядок їх друкування може змінити начальник загального відділу.
Матеріали, здані в комп'ютерне бюро після 17.00 години, реєструються датою наступного дня.
6.19. Необхідність виготовлення копій і розмноження документів визначають керівники структурних підрозділів апарату, окремих документів – начальник загального відділу апарату облдержадміністрації. Дозвіл на розмноження документів згідно із заявками керівників структурних підрозділів апарату надає начальник загального відділу.
6.20. Службові документи, які підлягають розмноженню, готуються відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
Оригінал повинен бути віддрукований на білому папері, чітким шрифтом. Виконавець зобов'язаний провести уважну перевірку і коригування тексту, вилучити з нього відомості, які не підлягають опублікуванню.
6.21. Облік друкарсько-множильних матеріалів, кількість розмножених примірників ведеться в бюро комп'ютерного набору та копіювально-множильному бюро апарату в окремих журналах.
Організація контролю за виконанням документів
7.1. Голова обласної державної адміністрації здійснює контроль за виконанням органами державної виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, організаціями і установами, незалежно від їх підпорядкованості і форм власності, іншими юридичними особами Конституції України, законів України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України. Організація контролю в облдержадміністрації покладається на відділ контролю апарату адміністрації.
Відповідальність за своєчасність і повноту виконання документів несуть перший заступник, заступники голови обласної державної адміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень), керівник апарату, начальники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації, територіальних органів виконавчої влади.
Відповідальність за виконання документів несуть також посадові особи, на яких покладено контроль за виконанням чи до компетенції яких входить вирішення завдань, що містяться в документах, особи, визначені в резолюції керівництва облдержадміністрації, та безпосередні виконавці.
Контролю підлягають документи, у яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
7.2. Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі - акти законодавства), доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України.
7.3. Контроль за ходом виконання актів законодавства, актів та доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голови обласної державної адміністрації здійснюється шляхом:
1) аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих встановлених ними завдань;
2) систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;
3) періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
4) одержання довідок, інших інформаційних матеріалів від відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації та організацій, підприємств, установ незалежно від їх підпорядкування та форм власності, органів місцевого самоврядування;
5) підготовки аналітичних та інформаційних матеріалів голові обласної державної адміністрації, його заступникам про стан контрольної діяльності в апараті та структурних підрозділах облдержадміністрації;
6) розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у голови обласної державної адміністрації або його заступників (відповідно до розподілу функціональних повноважень) про виконання встановлених завдань.
7.4. З метою оперативного контролю за фактичним виконанням документів в обласній державній адміністрації не рідше одного разу у квартал першим заступником і заступниками голови адміністрації проводяться "дні контролю", на яких заслуховується хід виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови облдержадміністрації. До участі у їх проведенні запрошуються особи, відповідальні за виконання цих документів.
7.5. Контроль за виконанням постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов, розпоряджень і доручень Кабінету Міністрів України, розпоряджень, доручень голови облдержадміністрації покладається на відділ контролю апарату облдержадміністрації та помічників першого заступника, заступників голови облдержадміністрації.
7.6. Виконання доручень, листів центральних органів виконавчої влади контролює загальний відділ.
7.7. Відділ контролю апарату облдержадміністрації координує роботу з питань контролю за виконанням документів, слідкує за своєчасним надходженням від виконавців матеріалів щодо виконання документів, аналізує інформації про хід виконання розпоряджень голови облдержадміністрації і з пропозиціями подає їх на розгляд голові, а в разі його відсутності - заступнику, який виконує обов'язки голови облдержадміністрації. Відділ контролю організовує також за дорученням голови облдержадміністрації перевірки фактичного виконання документів на місцях, інформує про необхідність вжиття оперативних заходів для покращання становища.
7.8. Для здійснення контролю за виконанням актів законодавства, доручень Президента України і Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, у разі необхідності, структурними підрозділами облдержадміністрації розробляється план контролю, у якому визначається перелік форм і методів контролю (отримання і вивчення проміжної або підсумкової інформації, аналіз статистичних даних і звітності, здійснення контрольних перевірок ходу виконання, заслуховування на нарадах або засіданнях повідомлень посадових осіб тощо) із зазначенням термінів їх проведення та підготовки узагальненої інформації, зазначається структурний підрозділ, який забезпечує координацію роботи з організації і контролю за виконанням у цілому. План контролю затверджується першим заступником або заступником голови обласної державної адміністрації.
7.9. Акти і доручення органів влади вищого рівня виконуються у терміни, встановлені ними. Якщо термін не визначено, виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з моменту підписання акта чи доручення, або в терміни, визначені відділом контролю апарату облдержадміністрації.
7.10. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених завдань, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, подаються голові обласної державної адміністрації або його першому заступнику та заступникам.
За матеріалами, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань, голова обласної державної адміністрації або його заступники дають доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів до усунення причин, що перешкоджають їх виконанню.
7.11. Структурні підрозділи облдержадміністрації щоквартально, через 3 дні після закінчення кварталу, за погодженням із заступниками голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень, подають до відділу контролю інформації з висновками і пропозиціями за встановленою формою щодо виконання актів і доручень Президента України для їх узагальнення та інформування Головного контрольного управління Адміністрації Президента України.
7.12. Зняття з контролю виконаних документів проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу, узагальненої інформації першого заступника або заступників голови облдержадміністрації про їх виконання за письмовим дозволом голови обласної державної адміністрації, його заступників, а також подання вичерпної відповіді органу державної влади у визначені терміни.
7.13. Порядок організації та здійснення контролю за виконанням Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України та інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації затверджується окремим розпорядженням голови облдержадміністрації.
Порядок розгляду звернень організації прийому громадян
8.1. Розгляд звернень та прийом громадян в обласній державній адміністрації здійснюється відповідно до Закону України “Про звернення громадян” та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
8.2. Прийом громадян в обласній державній адміністрації здійснюється щоденно, а також не рідше одного разу на місяць у позаробочий час за місцем роботи і проживання громадян, крім неділі та святкових днів, головою обласної державної адміністрації, першим заступником та заступниками голови обласної державної адміністрації, керівником апарату, а також керівниками управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації згідно з графіком прийому, затвердженим розпорядженням голови обласної державної адміністрації.
8.3. Попередня співбесіда з громадянами і запис на прийом проводиться відділом роботи із зверненнями громадян.
Прийом громадян організовується начальником або заступником начальника відділу роботи із зверненнями громадян разом із помічником, радниками голови обласної державної адміністрації, помічниками його першого заступника і заступників.
Правове забезпечення прийому громадян в обласній державній адміністрації здійснюється юридичним відділом апарату обласної державної адміністрації.
8.4. Контроль за виконанням доручень, що були дані під час прийому, здійснюється помічником голови обласної державної адміністрації, першим заступником і заступниками голови обласної державної адміністрації разом із спеціалістами відділу роботи із зверненнями громадян.
Про результати їх виконання керівник відділу у встановлені терміни доповідає заступнику голови обласної державної адміністрації, який проводив особистий прийом і надавав відповідні доручення, а за необхідності – голові обласної державної адміністрації.
8.5. Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян, що надходять до обласної державної адміністрації, здійснюється щоденно головою обласної державної адміністрації, першим заступником, заступниками голови обласної державної адміністрації, начальником або заступником начальника, спеціалістами відділу роботи із зверненнями громадян згідно із дорученнями керівництва облдержадміністрації.
Відділ роботи із зверненнями громадян надсилає в терміни, установлені законодавством, письмові звернення громадян керівникам структурних підрозділів обласної державної адміністрації відповідно до їх компетенції для розгляду і вжиття відповідних заходів.
8.6. Прийом і реєстрацію листів здійснює відділ роботи із зверненнями громадян.
Контроль за термінами проходження звернень в обласній державній адміністрації здійснює відділ роботи із зверненнями громадян.
8.7. Відділ роботи із зверненнями громадян здійснює комплексне вивчення письмових звернень громадян, що надійшли до обласної державної адміністрації, розгляд їх причин, готує пропозиції щодо усунення порушень і недоліків.
Начальник або заступник начальника відділу роботи із зверненнями громадян інформує про результати аналізу звернень громадян керівництво обласної державної адміністрації щомісячно.
Підготовка і проведення засідань колегії обласної державної адміністрації
9.1. Колегія обласної державної адміністрації є дорадчим органом і утворюється для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції адміністрації, та для колективного і вільного обговорення найважливіших напрямів діяльності.
9.2. У своїй діяльності колегія обласної державної адміністрації керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правовими актами інших центральних органів виконавчої влади та розпорядженнями голови обласної державної адміністрації.
9.3.  Рішення про утворення колегії облдержадміністрації приймається головою обласної державної адміністрації.
9.4.  Колегія обласної державної адміністрації:
1) обговорює та приймає рішення щодо перспектив і найважливіших напрямів діяльності обласної державної адміністрації;
2) розглядає пропозиції щодо:
 удосконалення законодавства;
 забезпечення співпраці з територіальними органами міністерств і відомств, райдержадміністраціями, органами місцевого самоврядування під час виконання покладених на облдержадміністрацію завдань;
 розширення міжнародного співробітництва на території області;
 формування та реалізації державної політики на території області;
3) обговорює прогнози і програми соціально-економічного розвитку області, інші програми та визначає шляхи їх реалізації;
4) розглядає питання про стан дотримання фінансової, бюджетної дисципліни, збереження і використання державного майна, здійснення внутрішнього фінансового контролю та усунення виявлених недоліків;
5) розробляє пропозиції щодо вдосконалення діяльності обласної державної адміністрації, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління;
6) аналізує стан роботи обласної державної адміністрації з питань забезпечення прав та свобод людини і громадянина;
7) розглядає результати роботи обласної державної адміністрації, підприємств, установ, організацій, що належать до сфери її управління, а також інших підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності і підпорядкування (в межах компетенції);
8) аналізує стан дотримання законодавства з питань державної служби, організаційно-кадрової роботи та виконавської дисципліни;
9) розглядає інші питання, пов’язані з реалізацією завдань, покладених на обласну державну адміністрацію.
9.5.  До складу колегії обласної державної адміністрації входять: голова обласної державної адміністрації, перший заступник голови обласної державної адміністрації, заступники голови обласної державної адміністрації, керівники окремих управлінь обласної державної адміністрації та територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади (за згодою), голови райдержадміністрацій, міські голови міст обласного значення (за згодою), керівники інших органів державного управління та місцевого самоврядування, громадських організацій (за згодою).
Кількісний склад колегії обласної державної адміністрації визначається головою адміністрації та утворюється відповідно до Типового регламенту місцевої державної адміністрації, затвердженого Кабінетом Міністрів України.
Члени колегії обласної державної адміністрації затверджуються та увільняються від обов’язків головою обласної державної адміністрації.
9.6. Організаційною формою роботи колегії є засідання, що проводяться, як правило, один раз на місяць, позапланові - у міру потреби. Голова колегії може визначити іншу періодичність проведення засідань колегії.
За необхідності можуть проводитися розширені та виїзні засідання колегії, а також спільні засідання з колегіями інших органів виконавчої влади.
9.7. Робота колегії проводиться відповідно до затвердженого головою колегії плану засідань на півріччя (рік), у якому зазначаються питання, що їх необхідно розглянути, термін подання матеріалів, особи, відповідальні за підготовку і подання матеріалів на засідання колегії, орієнтовна дата проведення засідань колегії.
9.8. Затверджений план засідань колегії розсилається членам колегії, керівникам структурних підрозділів обласної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління обласної державної адміністрації, не пізніше ніж за два тижні до початку півріччя (року).
9.9. До затвердженого плану засідань колегії можуть бути включені додаткові питання порядку денного засідання колегії за рішенням її голови не пізніше ніж за десять днів до чергового засідання.
9.10. Дата, місце, час проведення та порядок денний засідання колегії визначаються головою колегії. Пропозиції з цих питань подаються керівнику апарату адміністрації членами колегії і керівниками структурних підрозділів адміністрації.
9.11. Підготовка проекту порядку денного засідання колегії згідно із затвердженим планом засідань та з урахуванням внесених пропозицій здійснюється організаційним відділом апарату облдержадміністрації, який не пізніше ніж за десять днів до засідання подає його голові колегії для погодження.
9.12. На розгляд колегії подаються:
1) проект порядку денного засідання колегії із зазначенням доповідача з кожного питання;
2) довідки з питань порядку денного засідання колегії з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій;
3) проект рішення колегії (розпорядження, доручення голови обласної державної адміністрації);
4) список членів колегії;
5) список запрошених осіб, які виявили бажання взяти участь в обговоренні питання порядку денного засідання колегії, із зазначенням їхніх прізвищ, імен та по батькові, місця роботи і займаних посад;
6) довідкові матеріали (розрахунки, статистичні матеріали, звіти, діаграми, таблиці тощо), що безпосередньо стосуються порядку денного.
9.13. Розмножені матеріали подаються загальним відділом голові та заступникам голови адміністрації, іншим членам колегії не пізніше як за три робочі дні до засідання, а в разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день до засідання.
9.14. Підготовка питань на засідання забезпечується відповідно до розподілу повноважень або доручень заступниками голови облдержадміністрації, керівниками структурних підрозділів адміністрації, а також спеціально створюваними комісіями згідно з планом підготовки питань на засідання колегії.
Організаційне забезпечення підготовки і проведення засідань колегії здійснює організаційний відділ апарату облдержадміністрації.
Особи, відповідальні за підготовку та подання матеріалів на засідання колегії, надають матеріали в організаційний відділ апарату облдержадміністрації не пізніше ніж за сім днів до чергового засідання. Організаційний відділ апарату облдержадміністрації контролює своєчасність подання матеріалів, перевіряє правильність їх оформлення.
Після подачі керівниками структурних підрозділів облдержадміністрації всіх документів, що необхідні для розгляду на засіданні колегії, організаційний відділ апарату готує порядок її проведення.
Повністю підготовлені до розгляду матеріали згідно з планом роботи і порядком денним засідання колегії подаються для розмноження у загальний відділ апарату облдержадміністрації після відповідного погодження з керівництвом не пізніше ніж за 5 днів до засідання.
9.15. Керівники структурних підрозділів обласної державної адміністрації, відповідальні за підготовку питання на засідання колегії, узгоджують і координують роботу інших структурних підрозділів та органів виконавчої влади, залучених до розроблення необхідних матеріалів.
9.16. Засідання колегії веде її голова, а за його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов'язків голови обласної державної адміністрації.
9.17. Засідання колегії проводиться у разі, коли в ньому беруть участь не менше ніж дві третини загальної кількості членів колегії.
9.18. Члени колегії беруть участь у засіданнях колегії особисто.
Якщо член колегії не може бути присутнім на засіданні, він має право попередньо подати голові колегії відповідні пропозиції у письмовій формі.
9.19. Порядок денний засідання і рішення колегії затверджуються членами колегії шляхом голосування.
9.20. Члени колегії, які беруть участь у її засіданні, реєструються.
Повідомлення про час проведення засідання і питання, що виносяться на засідання колегії, реєстрацію членів колегії та протоколювання забезпечує загальний відділ апарату облдержадміністрації.
Повідомлення та реєстрацію голів районних державних адміністрацій, міських голів міст обласного значення забезпечує організаційний відділ апарату облдержадміністрації.
Повідомлення та реєстрацію керівників підприємств, установ, організацій області та інших структур відповідно до питань, що розглядатимуться, - головні управління, управління та відділи обласної державної адміністрації, що готують питання.
На засідання колегії також можуть запрошуватися керівники управлінь та інших структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних підрозділів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, голови райдержадміністрацій та міські голови міст обласного значення, керівники підприємств усіх форм власності, установ, організацій.
Особи, запрошені на засідання колегії для розгляду окремих питань, можуть бути присутніми під час розгляду інших питань лише з дозволу голови колегії.
9.21. Члени колегії і особи, запрошені для участі у розгляді окремих питань, беруть участь в їх обговоренні, вносять пропозиції, дають необхідні пояснення.
9.22. Головуючий на засіданні колегії може прийняти рішення про закритий розгляд питань порядку денного.
Під час закритих засідань колегії (закритого обговорення окремих питань) підготовка матеріалів, оформлення рішень, що приймаються, здійснюється відповідно до законодавства.
9.23. Рішення колегії приймаються з кожного питання порядку денного відкритим голосуванням більшістю голосів присутніх на засіданні членів колегії. У разі рівного розподілу голосів голос головуючого є вирішальним.
За рішенням головуючого може застосовуватися процедура таємного голосування.
Думка відсутнього члена колегії з питань порядку денного засідання, подана у письмовій формі, розглядається на засіданні колегії і враховується під час голосування.
9.24. У разі проведення спільних засідань колегій двох і більше органів виконавчої влади приймається спільне рішення.
Голова колегії приймає рішення щодо присутності в залі під час засідання колегії представників засобів масової інформації та проведення кіно-, відео-, фотозйомки і звукозапису.
9.25. За результатами розгляду питань колегія приймає протокольне рішення з рекомендаціями і пропозиціями голові обласної державної адміністрації, на основі яких може прийматися розпорядження або видаватися доручення.
9.26. Рекомендації колегії, проект розпорядження або доручення доопрацьовуються посадовими особами, які відповідали за їх підготовку, разом із працівниками, яким на засіданні було доручено це зробити, погоджуються із заступниками голови адміністрації, візуються ними і передаються для підпису голові адміністрації на наступний день або в термін, установлений для доопрацювання.
9.27. Після засідання колегії загальний відділ апарату облдержадміністрації доопрацьовує упродовж десяти днів проект рішення колегії з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених під час обговорення питань порядку денного, погоджує із керівниками заінтересованих структурних підрозділів обласної державної адміністрації, членами колегії, іншими особами і подає на розгляд голови колегії. Протокол засідання колегії подається на підпис голові адміністрації не пізніше 10 днів після засідання.
Про питання, розглянуті на засіданні колегії, повідомляється в засобах масової інформації.
9.28. Рішення колегії проводяться у життя, як правило, розпорядженнями голови облдержадміністрації.
При виникненні розбіжностей між головою та іншими членами колегії під час прийняття рішення голова облдержадміністрації проводить у життя своє рішення, доповідаючи у разі потреби про розбіжності, що виникли, керівництву Кабінету Міністрів України. Члени колегії також можуть повідомити свою думку керівництву Кабінету Міністрів України. Інформування здійснюється відповідно до розподілу функціональних повноважень між Прем'єр-міністром України, Першим віце-прем'єр-міністром та віце-прем'єр-міністрами України.
Рішення колегії з організаційних, процедурних і контрольних питань вносяться до протоколу засідання (без видання розпорядження або доручення).
9.29. Рішення колегії оформляються протоколами, які підписуються головуючим на засіданні та працівником, який веде протокол.
Рішення спільних засідань колегії оформляються протоколами, які підписуються головами відповідних колегій органів виконавчої влади та працівником, який веде протокол.
9.30. Рішення колегії доводяться до членів колегії, керівників структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління обласної державної адміністрації, а також керівників інших органів виконавчої влади, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності в частині, що їх стосується.
9.31. Стенографування (технічний запис) засідань колегії обласної державної адміністрації забезпечує загальний відділ апарату облдержадміністрації.
9.32. Матеріали засідань колегії зберігаються в установленому порядку у загальному відділі апарату обласної державної адміністрації.
9.33. Матеріально-технічне забезпечення засідань колегії здійснюється господарським відділом апарату обласної державної адміністрації.
9.34. Контроль за виконанням рішень колегії забезпечується особами, визначеними в ньому.
9.35. Колегія розглядає на своїх засіданнях стан виконання прийнятих нею рішень.
9.36. З метою оперативного вирішення питань оборонного характеру та мобілізаційної підготовки народного господарства області утворюється мала колегія.
9.37. У своїй діяльності мала колегія керується Конституцією і законами України, указами і розпорядженнями Президента України, документами Кабінету Міністрів України з військово-мобілізаційних питань.
9.38. Мала колегія утворюється на строк повноважень голови обласної державної адміністрації.
9.39. Головою малої колегії є голова облдержадміністрації, а в разі його відсутності - перший заступник голови облдержадміністрації.
9.40. Відповідальним секретарем малої колегії є начальник відділу з питань діяльності правоохоронних органів, оборонної та мобілізаційної роботи апарату облдержадміністрації.
9.41. Склад малої колегії затверджується головою адмі¬ністрації.
До складу малої колегії входять за посадою:
— голова обласної державної адміністрації;
— перший заступник голови обласної державної адміністрації;
— начальник головного управління економіки облдержадміністрації;
— начальник Рівненського гарнізону;
— обласний військовий комісар;
— начальник управління Служби безпеки України в області;
— начальник управління Міністерства внутрішніх справ України в області;
— начальник відділу з питань діяльності правоохоронних органів, оборонної та мобілізаційної роботи апарату облдержадміністрації;
— інші посадові особи.
9.42. Для підготовки та розгляду на засіданні малої колегії питань можуть залучатися окремі працівники обласної державної адміністрації, посадові особи підприємств, установ, організацій.
Проекти розпоряджень голови адміністрації у ході підготовки погоджуються з учасниками засідання в частині, що їх стосується. За підсумками розгляду питань головою адміністрації можуть видаватися розпорядження або даватися доручення відповідним посадовим особам.
9.43. Засідання малої колегії проводяться в міру необхідності. Вони є правомочними при наявності на засіданні не менше 2/3 її складу. Пропозиції приймаються більшістю голосів. Поточну роботу організаційно-виконавчого характеру проводить відповідальний секретар.
9.44. Протоколи засідань малої колегії, розпорядження голови облдержадміністрації, а також матеріали до них зберігаються у відділі з питань режимно-секретної роботи апарату обласної державної адміністрації згідно з установленим порядком зберігання мобілізаційних документів. Користуватися ними можуть учасники засідань малої колегії лише в частині, що їх стосується.
Розпорядження, видані головою обласної державної адміністрації з питань, що розглядалися на засіданні малої колегії, або витяги з них надсилаються тим керівникам органів управління, підприємств, установ, організацій, на яких покладена відповідальність за їх виконання.
9.45. Робота малої колегії здійснюється відповідно до діючого порядку забезпечення збереження державної таємниці та режиму таємності робіт, що проводиться в установах, організаціях, на підприємствах.
Порядок проведення нарад, семінарів, засідань комісій, інших заходів
в обласній державній адміністрації
10.1. Наради, семінари, засідання комісій, інші заходи проводяться головою адміністрації, його першим заступником, заступниками голови адміністрації згідно з планом роботи або за необхідності тривалістю не більше трьох годин. Дата, час, порядок, тривалість і склад їх учасників визначаються завчасно.
10.2. Наради, семінари, засідання комісій та інші заходи плануються і проводяться в понеділок за участю голів районних державних адміністрацій, міських голів міст обласного значення, керівників відділів, управлінь, інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, керівників підприємств, організацій та установ.
При необхідності за дорученням голови адміністрації наради можуть проводитися і в інші дні.
10.3. Перелік запрошених осіб визначається за погодженням з головою адміністрації, першим заступником, заступниками голови адміністрації. Організація та виклик на наради і семінари, замовлення залу засідань, підготовка необхідних матеріалів здійснюється завчасно, але не пізніше як за один-два дні до їх проведення, і покладається на помічника голови, помічників першого заступника та заступників голови адміністрації, відповідні структурні підрозділи (залежно від тематики) чи інших працівників апарату, яким це доручено керівництвом.
10.4. Помічником голови, помічниками першого заступника, заступників голови адміністрації та іншими відповідальними працівниками апарату адміністрації завчасно готується план проведення нарад, інших масових заходів, необхідні матеріали, ведеться і оформляється протокол, контролюється виконання рішень, доручень. Протокол оформляється у триденний термін і підписується головуючим.
Протоколювання нарад при голові адміністрації проводиться працівниками загального відділу, помічником чи радником голови адміністрації.
10.5. За матеріалами нарад, результатами розгляду окремих питань при необхідності готуються відповідні розпорядження.
Контроль за виконанням рішень, прийнятих на нарадах у голови облдержадміністрації та його заступників, здійснюється апаратом, а в окремих випадках – відповідним структурним підрозділом облдержадміністрації, що регулярно подають керівнику адміністрації, який проводив нараду, відповідні аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень, прийнятих на нараді.
10.6. Офіційне повідомлення засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має право надавати прес-служба облдержадміністрації або уповноважена головою адміністрації посадова особа.
Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається керівником адміністрації, який проводить нараду.
10.7. З метою забезпечення належного рівня підготовки і координації проведення в області всеукраїнських нарад, семінарів, конференцій та інших заходів, участі в них керівництва облдержадміністрації питання щодо їх проведення погоджується керівниками управлінь та інших структурних підрозділів облдержадміністрації, територіальних підрозділів центральних органів виконавчої влади з головою та заступниками голови облдержадміністрації відповідно до розподілу функціональних повноважень.
Режим роботи обласної державної адміністрації
11.1. Режим роботи в адміністративному будинку обласної державної адміністрації встановлюється щорічно згідно з чинним законодавством про працю, розраховується відповідно до річного фонду робочого часу та розпорядження голови обласної державної адміністрації.
11.2. З метою забезпечення роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, розміщених в адміністративному будинку обласної державної адміністрації, а також збереження в будинку матеріальних цінностей може вводитися пропускна система.
Відповідальність за її впровадження покладається на господарський відділ і відділ кадрової роботи та з питань державної служби апарату обласної державної адміністрації.
11.3. Система пропуску в адміністративний будинок обласної державної адміністрації організовується відповідно до Порядку охоронно-пропускного режиму в адміністративному приміщенні Рівненської обласної державної адміністрації, що затверджується головою адміністрації.
Організація взаємодії з Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування
12.1. Розгляд усіх питань стосовно вирішення звернень органів місцевого самоврядування та підготовка відповідних матеріалів щодо їх вирішення опрацьовується управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації винятково за дорученнями керівництва обласної державної адміністрації.
Подання матеріалів на адресу Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, обласної, районних рад здійснюється за підписом голови обласної державної адміністрації, а в разі його відсутності – виконуючим обов’язки голови обласної державної адміністрації.
12.2. Матеріали, які готуються для розгляду на засіданні Кабінету Міністрів України з питань контролю діяльності органів виконавчої влади, мають містити всебічний аналіз з об’єктивною оцінкою стану справ і результатів реалізації актів законодавства, проведений на підставі перевірених та документально підтверджених фактів; за наявності негативних фактів - причини та заходи, що вживаються для виправлення становища, обґрунтування заходів та джерел їх фінансування, відповідні розрахунки. Загальний обсяг довідки чи звіту не повинен перевищувати п’яти аркушів.
Проект акта Кабінету Міністрів України вноситься на розгляд облдержадміністрації її структурними підрозділами і районними державними адміністраціями та розглядається у порядку, визначеному в пунктах 4.2, 4.8, 4.9 цього регламенту.
Проект акта подається облдержадміністрацією Кабінетові Міністрів України відповідно до вимог, установлених розділом VI Тимчасового регламенту Кабінету Міністрів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 5 червня 2000 року № 915.
12.3. Взаємодія обласної державної адміністрації з органами місцевого самоврядування здійснюється з метою забезпечення чіткого і злагодженого їх функціонування шляхом визначення завдань, погодження планів і дій. Контроль за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється відповідно до Порядку контролю за здійсненням органами місцевого самоврядування делегованих повноважень органів виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 9 березня 1999 року № 339.
Порядок розгляду в облдержадміністрації звернень відділів, управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення, інших органів, установ і організацій
13.1. Облдержадміністрація розглядає звернення відділів, управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення, інших органів, установ і організацій, а також органів місцевого самоврядування лише з питань, які потребують вирішення облдержадміністрацією.
13.2. Відділи, управління облдержадміністрації, райдержадміністрації, міськвиконкоми міст обласного значення, інші органи, установи та організації адресують свої звернення з питань, що потребують вирішення Адміністрацією Президента, Кабінетом Міністрів, іншими центральними органами виконавчої влади України, до обласної державної адміністрації.
13.3. Підприємства, установи та організації районного і міського підпорядкування адресують свої звернення з питань, що потребують вирішення облдержадміністрацією, до районних державних адміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення.
Звернення, надіслані до облдержадміністрації з порушенням цього порядку, до розгляду не приймаються і повертаються їх авторам загальним відділом облдержадміністрації.
13.4. Проекти доручень голови, першого заступника та заступників голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень) щодо вирішення порушених у зверненнях питань готуються відповідними структурними підрозділами облдержадміністрації.
У разі потреби готуються також довідково-аналітичні матеріали, необхідні для прийняття рішення.
14. Апарат обласної державної адміністрації
14.1. Правове, інформаційно-аналітичне, методичне, кадрове, матеріально-технічне та інше організаційне забезпечення діяльності обласної державної адміністрації, систематичну перевірку виконання актів законодавства та розпоряджень голови державної адміністрації здійснює її апарат.
14.2. Апарат відповідно до покладених на нього завдань:
1) опрацьовує документи, що надходять до обласної державної адміністрації, готує до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти доручень голови та заступників голови обласної державної адміністрації;
2) здійснює опрацювання проектів розпоряджень; за дорученням голови обласної державної адміністрації розробляє проекти розпоряджень з організаційних та кадрових питань;
3) за дорученням голови обласної державної адміністрації перевіряє виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, а також районними державними адміністраціями; вивчає і узагальнює досвід роботи цих органів та надає практичну допомогу у її поліпшенні; розробляє пропозиції про удосконалення діяльності цих органів, здійснює контроль за своєчасним поданням ними доповідей, інформації та інших матеріалів щодо виконання актів законодавства, розпоряджень і доручень голови обласної державної адміністрації;
4) аналізує за дорученням голови обласної державної адміністрації роботу органів місцевого самоврядування у межах і порядку, визначених законодавством, надає методичну та іншу практичну допомогу щодо поліпшення організації їх роботи, готує пропозиції про поглиблення взаємодії обласної державної адміністрації з органами місцевого самоврядування у спільному вирішенні питань економічного, соціального та культурного розвитку відповідних територій;
5) готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних та кадрових питань, що розглядаються головою обласної державної адміністрації;
6) опрацьовує і подає голові обласної державної адміністрації проекти планів роботи обласної державної адміністрації, забезпечує контроль за їх виконанням;
7) здійснює організаційне забезпечення засідань колегій, а також нарад, що проводяться головою обласної державної адміністрації та його заступниками;
8) організовує особистий прийом громадян і розгляд звернень, що надійшли до обласної державної адміністрації, контролює вирішення порушених у них питань, узагальнює та аналізує пропозиції, що містяться в них, розробляє пропозиції, спрямовані на усунення причин, які породжують обґрунтовані скарги і зауваження громадян;
9) аналізує разом із структурними підрозділами обласної державної адміністрації соціально-економічне і суспільно-політичне становище на відповідній території, розробляє та вносить голові обласної державної адміністрації пропозиції щодо його поліпшення; бере участь у підготовці звітів обласної державної адміністрації про виконання програм соціально-економічного і культурного розвитку території, а також про реалізацію повноважень, делегованих відповідною радою;
10) проводить відповідно до затвердженого головою обласної державної адміністрації плану роботу, пов'язану з організацією добору, розстановки, підвищення кваліфікації та заохоченням працівників обласної державної адміністрації, створенням кваліфікованого резерву і веденням обліку кадрів, уживає заходів для поліпшення організації та підвищення ефективності роботи працівників обласної державної адміністрації;
11) забезпечує ведення діловодства, дотримання секретності і службової таємниці;
12) здійснює матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності обласної державної адміністрації;
13) виконує інші функції відповідно до законодавства та за дорученням голови обласної державної адміністрації.
14.3. Апарат обласної державної адміністрації у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації (апарат обласної державної адміністрації - також з апаратами районних державних адміністрацій), з виконавчими органами (апаратами) рад.
14.4. Організація роботи апарату обласної державної адміністрації здійснюється відповідно до регламенту обласної державної адміністрації, інструкції з діловодства в обласній державній адміністрації, а також положення про апарат, що затверджуються головою обласної державної адміністрації.