ЗМІСТ
1. Загальні положення 
2. Розподіл обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації та планування її роботи 
3. Кадрова робота 
4. Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації 
5. Порядок проведення публічного обговорення проектів розпоряджень 
6. Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації 
7. Організація контролю за виконанням документів 
8. Порядок розгляду звернень і організації прийому громадян 
9. Підготовка і проведення засідань колегії обласної державної адміністрації 
10. Порядок проведення нарад, семінарів, засідань комісій, інших заходів в обласній державній адміністрації
11. Режим роботи обласної державної адміністрації 
12. Організація взаємодії з Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, центральними органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування 
13. Порядок розгляду в облдержадміністрації звернень відділів, управлінь облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення, інших органів, установ і організацій 
14. Додатки 
 
Загальні положення
Цей регламент відповідно до Закону України “Про місцеві державні адміністрації” регулює організаційно-процедурні питання діяльності обласної державної адміністрації.
Розгляд в обласній державній адміністрації питань, що належать до її повноважень, провадиться головою, першим заступником, заступниками голови (відповідно до розподілу обов'язків), управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними головою обласної державної адміністрації.
Розподіл обов’язків між заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації та планування її роботи
Розподіл обов’язків між першим заступником та заступниками голови, іншими посадовими особами обласної державної адміністрації здійснюється головою облдержадміністрації не пізніше одного місяця з дня призначення його на посаду і затверджується відповідним розпорядженням.
При цьому повинні бути визначені:
1) функції і повноваження, закріплені за посадовою особою;
2) управління, відділи та інші структурні підрозділи облдержадміністрації, діяльність яких спрямовується, координується та контролюється посадовою особою.
Головою обласної державної адміністрації визначаються також обов’язки посадових осіб щодо спрямування та контролю діяльності відповідних районних державних адміністрацій.
2.3. Планування роботи обласної державної адміністрації є одним із засобів організаційного забезпечення її діяльності.
2.4. Планування діяльності місцевої державної адміністрації здійснюється, виходячи з основних напрямів державної політики, доручень і рекомендацій органів виконавчої влади вищого рівня, а також пропозицій керівництва обласної державної адміністрації, керівників управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації.
2.5. Робота обласної державної адміністрації проводиться за перспективним (річним), поточними (квартальними), оперативними (місячними), а у разі потреби – тижневими  планами, що затверджуються головою обласної державної адміністрації згідно з додатком 1 до регламенту.
2.6. Робота управлінь, відділів та інших структурних підрозділів апарату обласної державної адміністрації проводиться за квартальними і місячними, у разі потреби – тижневими планами, що затверджуються заступниками голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівником апарату облдержадміністрації.
Місячні плани управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, апарату облдержадміністрації розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників.
2.7. Плани роботи обласної державної адміністрації формуються організаційним відділом апарату адміністрації за пропозиціями управлінь, відділів та інших структурних підрозділів, погодженими із заступниками голови облдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків), не пізніше ніж за тиждень до початку періоду, на який складається план.
Пропозиції до планів подаються в організаційний відділ до 15 числа місяця, який передує кварталу або місяцю, на який затверджується план.
2.8. Плани роботи обласної державної адміністрації передбачають заходи, спрямовані на реалізацію державної регіональної політики, виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, державних і регіональних програм соціально-економічного та культурного розвитку, здійснення інших наданих державою, а також делегованих відповідною радою повноважень.
2.9. Поточний (квартальний) план роботи обласної державної адміністрації включає:
- перелік актуальних питань, пов’язаних із реалізацією заходів соціально-економічного розвитку території, або окремих її адміністративно-територіальних одиниць, функціонування галузей господарського комплексу та розв’язання проблем соціальної сфери, поліпшенням діяльності місцевих органів виконавчої влади, їх взаємодією з органами місцевого самоврядування, що потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у голови обласної державної адміністрації і його заступників та вжиття додаткових заходів для їх вирішення;
- перелік законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови облдержадміністрації, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку перевірки їх виконання;
- перелік основних організаційно-масових заходів, проведення яких здійснюється обласною державною адміністрацією або за її участю.
2.10. До поточного (квартального) плану роботи в обов’язковому порядку включаються також питання:
- про підведення підсумків діяльності обласної державної адміністрації відповідно за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік із визначенням напрямів подальшої роботи;
- про роботу структурних підрозділів обласної державної адміністрації та районних державних адміністрацій з виконання законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня, розпоряджень голови облдержадміністрації або із здійснення їх повноважень.
2.11. Заплановані питання щодо роботи управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації, райдержадміністрацій передбачають, як правило, проведення комплексної або цільової перевірки стану справ на місцях.
2.12. Додаткові (позапланові) питання вносяться до затвердженого плану роботи облдержадміністрації за рішенням голови адміністрації.
Виключення з плану роботи питання здійснюється з дозволу голови адміністрації на підставі доповідної записки заступника голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівника апарату обласної державної адміністрації.
2.13. Контроль за виконанням планів роботи обласної державної адміністрації здійснюється заступниками голови (відповідно до розподілу обов’язків), керівником апарату, керівниками управлінь та інших структурних підрозділів облдержадміністрації.
Кадрова робота
3.1. Організація кадрової роботи в обласній державній адміністрації проводиться за затвердженим головою адміністрації річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників.
3.2. Прийняття на державну службу в обласну державну адміністрацію здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством. Прийняття працівників на роботу до обласної державної адміністрації на посади, не віднесені до категорії державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.
Керівник апарату, відділ кадрової роботи та з питань державної служби, керівники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів обласної державної адміністрації організовують вивчення ділових та моральних якостей осіб, які претендують на посади державних службовців.
3.3. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені Законами України “Про державну службу” і “Про боротьбу з корупцією” щодо прийняття на державну службу та проходження державної служби.
Особи, які призначаються на посади, віднесені до номенклатури посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені на ці посади тільки після отримання ними такого допуску.
3.4. В обласній державній адміністрації, її структурних підрозділах створюється резерв кадрів, який підлягає щорічному перегляду та затвердженню. З особами, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота, спрямована на підвищення їх ділової кваліфікації, необхідної для роботи на відповідних посадах.
З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійних і ділових якостей осіб з кадрового резерву або державних службовців, які претендують на зайняття більш високих посад, може проводитися в установленому порядку їх стажування на відповідних посадах у структурних підрозділах обласної державної адміністрації.
3.5. Перевагу для зайняття посади державного службовця мають особи, які зараховані до кадрового резерву, досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ділову ініціативу, постійно підвищують свій кваліфікаційний рівень. Без конкурсного відбору за рішенням голови, керівника управління, відділу та іншого структурного підрозділу обласної державної адміністрації можуть бути переведені на більш високі посади державні службовці, які зараховані до кадрового резерву чи пройшли стажування, а також в інших випадках, передбачених законодавством.
3.6. Обласна державна адміністрація розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань та заохочення працівників апарату і структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери її управління.
3.7. Тривалість підготовки проектів клопотань щодо нагородження не може перевищувати 10 днів з часу надходження матеріалів у відділ, на який покладено ці функції. У разі, коли документи, що надійшли, підготовлені неякісно, працівники відділу повертають їх на доопрацювання.
3.8. Проекти подань погоджуються і візуються заступниками голови адміністрації згідно із розподілом повноважень.
3.9. На кожного працівника, прийнятого на роботу в обласну державну адміністрацію, оформляється особова справа.
3.10. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на голову, керівників апарату та структурних підрозділів обласної державної адміністрації.
Після погодження матеріали подаються на підпис голові адміністрації.
Порядок внесення та розгляду проектів розпоряджень голови обласної державної адміністрації
4.1. Голова обласної державної адміністрації на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня видає одноособово в межах власних і делегованих повноважень розпорядження і несе за них відповідальність згідно із законодавством.
У разі відсутності голови адміністрації за його дорученням розпорядження підписує перший заступник або заступник, який виконує обов'язки голови адміністрації.
4.2. За підготовку проектів розпоряджень відповідають перший заступник та заступники голови, керівник апарату обласної державної адміністрації відповідно до розподілу повноважень.
Проекти розпоряджень вносяться управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації та районними державними адміністраціями. У разі, коли розроблення проекту розпорядження доручено кільком структурним підрозділам адміністрації або райдержадміністраціям, виконавець, зазначений першим, є головним розробником.
4.3. Проект розпорядження після його аналізу та візування помічником заступника голови адміністрації, погодження із першим заступником, заступником голови адміністрації відповідно до функціональних повноважень та керівником апарату, керівниками зацікавлених структур і юридичним відділом апарату облдержадміністрації вноситься головним розробником разом із довідкою про погодження проекту розпорядження, складеною згідно з додатком 2 до регламенту, супровідним листом і пояснювальною запискою щодо необхідності прийняття розпорядження, складеною згідно з додатком 3 до регламенту, а в разі потреби і з фінансово-економічним обґрунтуванням, довідковими та аналітичними матеріалами.
4.4. У разі внесення проекту розпорядження з розбіжностями до нього додається протокол розбіжностей, складений згідно з додатком 4 до регламенту, в якому повинна міститися редакція спірного пункту (норми) проекту, варіант редакції, запропонований заінтересованим структурним підрозділом, органом, організацією, відхилений або врахований головним розробником частково, мотиви відхилення головним розробником зауважень та пропозицій.
Якщо розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження, що готується, або подаються окремим актом одночасно з проектом.
За наявності розбіжностей щодо проекту розпорядження керівник органу, який вносить проект, повинен забезпечити їх обговорення із заінтересованими органами та організаціями з метою пошуку взаємоприйнятного рішення.
4.5. За умови проведення публічного обговорення проекту розпорядження головний розробник вносить проект розпорядження разом з довідкою про проведення публічного обговорення, в якій зазначається коло осіб, які були залучені до публічного обговорення, та результати цього обговорення, рішення щодо врахування пропозицій, мотиви та обґрунтування їх відхилення (в цілому або частково).
Головний розробник разом із проектом розпорядження може вносити текст інформаційного повідомлення про цей проект, який готується на окремому аркуші обсягом до 200 слів і повинен містити обґрунтування необхідності прийняття проекту нормативно-правового акта, його мету та розкривати зміст цього проекту, соціально-економічні та інші істотні наслідки його прийняття.
У разі прийняття головою обласної державної адміністрації рішення про інформування населення стосовно проекту розпорядження текст інформаційного повідомлення передається прес-службі адміністрації для доведення його до відома населення.
4.6. Проекти розпоряджень голови обласної державної адміністрації і додатки до них повинні бути кваліфіковано підготовлені, з коротким викладенням суті питання, визначенням конкретних заходів, термінів та виконавців, осіб, які здійснюють контроль за виконанням. У кожному розпорядженні контроль за його виконанням покладається, як правило, на першого заступника або заступника голови адміністрації згідно з розподілом функціональних повноважень. До проекту додається перелік структурних підрозділів адміністрації, інших установ, організацій, яким необхідно надіслати розпорядження.
4.7. Проекти розпоряджень із соціально-економічних питань повинні, як правило, мати преамбулу, в якій викладається аналіз стану справ і причин недоліків у розв'язанні відповідних проблем, визначається мета видання розпорядження.
Встановлювані завдання повинні бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення у найкоротший термін мети, визначеної розпорядженням, із переліком виконавців та визначенням термінів виконання завдань.
У необхідних випадках у проекті розпорядження можуть передбачатися проміжні контрольні терміни інформування облдержадміністрації про хід виконання встановлених завдань.
4.8. Проект розпорядження вважається підготовленим, якщо він відповідає чинному законодавству, погоджений і завізований першим заступником голови адміністрації, заступником голови адміністрації згідно з розподілом повноважень та його помічником, спеціалістом, який готував документ, спеціалістом загального відділу, начальником або заступником начальника відділу контролю апарату облдержадміністрації, а також керівниками відділів і управлінь, підприємств і організацій, які мають відношення до цього питання.
Проекти розпоряджень голови адміністрації обов'язково візуються начальником або заступником начальника юридичного відділу і керівником апарату адміністрації, а при необхідності - погоджуються з територіальним відділенням Антимонопольного комітету України та з представництвом Державного комітету України з питань регуляторної політики та підприємництва в області.
Візи розміщуються на звороті останнього аркуша проекту розпорядження із відмітками: хто подає проект розпорядження і з ким він погоджений. Посади та прізвища керівників, які вносять і візують проект розпорядження, повинні бути надруковані, біля кожної візи зазначається дата. Усі додатки до проекту розпорядження візує особа, яка його готує.
4.9. Підготовлені проекти розпоряджень та довідкові матеріали до них передаються через помічників першому заступнику та заступникам голови адміністрації згідно з розподілом повноважень і після погодження з ними подаються особисто керівниками відділів, управлінь, інших служб, організацій, що їх готували, керівнику апарату адміністрації, який підписує додатки і особисто подає проект розпорядження на підпис голові обласної державної адміністрації або заступнику, який виконує його обов'язки.
Неврегульовані розбіжності щодо проекту розпорядження розглядає заступник голови адміністрації (відповідно до розподілу повноважень), який приймає рішення про врахування або відхилення зауважень.
4.10. Проект розпорядження, поданий з порушенням визначених цим регламентом вимог, у дводенний термін повертається юридичним відділом головному розробникові разом із матеріалами до розпорядження та супровідним листом, складеним згідно з додатком 5 до регламенту, за підписом заступника голови адміністрації або керівника апарату адміністрації.
У разі невідповідності проекту розпорядження чинному законодавству юридичний відділ апарату адміністрації готує висновок, складений згідно з додатком 6 до регламенту.
Тривалість опрацювання проекту розпорядження в апараті облдержадміністрації не повинна перевищувати десяти робочих днів.
4.11. Якщо під час опрацювання проекту розпорядження виявлено необхідність внесення до нього істотних змін, проект повертається для доопрацювання та повторного візування керівниками заінтересованих органів та організацій.
4.12. Підписані і зареєстровані розпорядження після розмноження надсилаються за призначенням не пізніше як у триденний термін, а розпорядження, які подаються на державну реєстрацію, - у триденний термін після їх повернення з обласного управління юстиції.
4.13. Розпорядження, що видаються головою обласної державної адміністрації в межах його компетенції, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян, або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в обласному управлінні юстиції.
4.14. Юридичний відділ апарату адміністрації під час розгляду проекту розпорядження на предмет відповідності його чинному законодавству визначає необхідність державної реєстрації і поряд з візою про погодження, при необхідності, робить відмітку “підлягає державній реєстрації”.
4.15. Прийнятий нормативно-правовий акт (розпорядження) передається загальним відділом у юридичний відділ в оригіналі разом із двома завіреними копіями цього документа для подальшого подання на державну реєстрацію в обласне управління юстиції.
Юридичний відділ готує супровідний лист до нормативно-правового акта, що подається на державну реєстрацію. Супровідний лист підписується головою облдержадміністрації або його заступником.
Нормативно-правовий акт (розпорядження) подається на державну реєстрацію у п'ятиденний термін після його прийняття.
При розсиланні і опублікуванні зареєстрованого нормативно-правового акта зазначення номера і дати державної реєстрації є обов'язковим.
Зміни і доповнення, що вносяться до нормативно-правових актів, підлягають державній реєстрації у такому ж порядку.
4.16. Розпорядження голови адміністрації, які стосуються прав та інтересів громадян або мають загальний характер, доводяться до загального відома відділом взаємодії із засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю апарату облдержадміністрації через засоби масової інформації і набирають чинності з моменту їх оприлюднення, якщо самими актами не встановлено пізніший термін введення їх у дію.
4.17. Розпорядження голови адміністрації в межах його повноважень є обов'язковими для виконання на території області підприємствами, установами, організаціями та громадянами.
4.18. Керівник апарату адміністрації в межах своїх повноважень видає накази по апарату.
За підготовку проектів наказів по апарату відповідають керівники відділів апарату.
Проекти наказів по апарату візуються керівником відділу, який подає проект наказу і начальником юридичного відділу апарату облдержадміністрації.
4.19. З наказами по апарату з кадрових питань та питань дотримання дисципліни і внутрішнього розпорядку ознайомлюються під розписку працівники апарату, яких стосуються ці накази.
Проекти розпоряджень голови адміністрації та наказів по апарату з питань відряджень працівників апарату облдержадміністрації готуються спеціалістами відділу кадрової роботи та з питань державної служби і погоджуються з начальником або заступником начальника відділу бухгалтерського обліку апарату адміністрації.
Порядок проведення публічного обговорення проектів розпоряджень
5.1. Проект розпорядження, що зачіпає інтереси населення і має важливе соціально-економічне значення для розвитку області, може бути внесений на публічне обговорення на будь-якому етапі його підготовки шляхом опублікування проекту розпорядження у друкованих засобах масової інформації.
5.2. Організація проведення публічного обговорення покладається на головного розробника.
На підставі його звернення голова облдержадміністрації приймає рішення про проведення публічного обговорення проекту розпорядження.
Звернення повинне містити:
1) пропозицію про проведення публічного обговорення проекту розпорядження;
2) обґрунтування необхідності його проведення;
3) джерела фінансування проведення публічного обговорення;
4) стислий зміст проекту розпорядження;
5) мету та наслідки прийняття проекту розпорядження.
Звернення підписується головним розробником та візується заінтересованими структурними підрозділами адміністрації, органами та організаціями.
До звернення додається проект розпорядження та план проведення публічного обговорення.
План повинен містити:
1) мету і завдання проведення публічного обговорення;
2) заходи щодо проведення публічного обговорення;
3) термін проведення обговорення.
5.3. Після прийняття рішення головою облдержадміністрації про проведення публічного обговорення проекту розпорядження головний розробник передає прес-службі облдержадміністрації проект розпорядження з планом проведення публічного обговорення, а також контактні телефони, адресу головного розробника.
5.4. Пропозиції та зауваження, що надійшли у процесі публічного обговорення проекту розпорядження, розглядаються головним розробником, узагальнюються та враховуються під час доопрацювання проекту.
Організація роботи з документами в обласній державній адміністрації
6.1. Основні функції діловодства в обласній державній адміністрації виконує загальний відділ, який здійснює безпосередньо діловодне обслуговування, організаційно-методичну роботу, пов'язану з документами, і відповідає за організацію і правильне ведення діловодства.
6.2. Діловодство в апараті обласної державної адміністрації ведеться відповідно до Інструкції з діловодства, затвердженої розпорядженням голови облдержадміністрації від 12 січня 1998 року № 15, і змін до неї, внесених розпорядженням голови облдержадміністрації від 19 серпня 2003 року № 426, та Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893.
6.3. Уся кореспонденція, що надходить до адміністрації, проходить попередній розгляд працівником загального відділу (канцелярії) в день одержання документів, визначаються документи для передачі голові адміністрації, першому заступнику, заступникам голови, а також безпосередньо у відділи і управління. Заяви і скарги громадян передаються у відділ з питань роботи із зверненнями громадян апарату обласної державної адміністрації.
6.4. Після попереднього розгляду документи реєструються і в той же день під розписку за реєстром вручення кореспонденції їх отримують у загальному відділі (канцелярії) помічник голови, помічники першого заступника та заступників голови облдержадміністрації, інші працівники апарату, відділів, управлінь облдержадміністрації.
6.5. У разі відсутності голови облдержадміністрації кореспонденцію, яка йому адресується, отримує помічник або радник голови облдержадміністрації і передає її на розгляд заступнику голови облдержадміністрації, який виконує обов'язки голови адміністрації.
6.6. Голові облдержадміністрації передаються акти та доручення Президента України, Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "Невідкладно".
Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності облдержадміністрації і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово, інші документи органів вищого рівня - в день їх надходження або до 10 години ранку наступного дня.
Інші документи розглядаються головою адміністрації, першим заступником та заступниками голови у термін не більше двох днів.
6.7. Документи з резолюціями голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації у триденний термін із моменту їх надходження в адміністрацію загальним відділом доводяться до виконавців і виконуються у терміни, зазначені в документі або резолюції. Документи органів вищого рівня без установлених термінів виконуються протягом 10 днів з дня їх надходження або в місячний термін, якщо це не потребує великого обсягу роботи.
6.8. Якщо в резолюції чи дорученні керівництва облдержадміністрації зазначено декілька виконавців, то загальний відділ (канцелярія) надсилає документ посадовій особі, вказаній у резолюції першою. Ця посадова особа ознайомлює з дорученням усіх виконавців, узгоджує порядок його виконання, одержує від виконавців пропозиції та інформації, узагальнює їх і через канцелярію інформує керівництво облдержадміністрації про виконання доручення.
При необхідності доведення змісту документа з резолюцією керівництва облдержадміністрації до всіх виконавців, зазначених у резолюції, помічники через копіювально-розмножувальне бюро розмножують необхідну кількість документів із резолюцією і передають їх у загальний відділ (канцелярію) для розсилання виконавцям.
6.9. Відповідальність за своєчасне і правильне виконання документів несуть помічники першого заступника, заступників голови облдержадміністрації, особи, зазначені в резолюціях голови адміністрації, першого заступника та заступників голови адміністрації, а також безпосередні виконавці. У тих випадках, коли вказано декілька виконавців, відповідальною за виконання є особа, яка зазначена в резолюції першою. Контроль за термінами інформування облдержадміністрації виконавцями згідно з резолюціями заступників голови облдержадміністрації здійснюють помічники першого заступника та заступників голови адміністрації і відповідальні працівники апарату облдержадміністрації, на яких покладено обов'язки організаційно-технічного контролю.
Інформації органам вищого рівня на виконання їх документів передаються в загальний відділ (канцелярію) для відправки за три дні до терміну, визначеного документом або резолюцією керівництва облдержадміністрації. Якщо в документі передбачено інформування щомісячно чи щоквартально, то інформації подаються до 15 числа місяця, наступного за звітним періодом.
6.10. У випадку, якщо документ не може бути виконаний у встановлений термін, то не пізніше як за 2-3 дні до його закінчення виконавець мотивує затримку і просить продовжити термін виконання.
6.11. Усі виконані документи повертаються в загальний відділ апарату облдержадміністрації.
6.12. Відправка розпоряджень голови адміністрації та іншої вихідної кореспонденції здійснюється лише через загальний відділ (канцелярію). Кореспонденція здається в загальний відділ з 9.00 до 16.00.
Листи, доручення керівництву райдержадміністрацій, міськвиконкомів міст обласного значення підписуються, як правило, головою та заступниками голови облдержадміністрації і надсилаються загальним відділом (канцелярією) апарату облдержадміністрації.
На всіх документах (листах, інформаціях, доповідних записках тощо), які виходять з облдержадміністрації, повинні проставлятися прізвище, ініціали та номер телефону виконавця.
6.13. Телеграми для відправки передаються в загальний відділ у будь-який час протягом робочого дня.
Факсограми райдержадміністраціям, міськвиконкомам міст обласного значення передаються працівником підрозділу апарату облдержадміністрації, який їх готував.
6.14. Загальний відділ апарату адміністрації систематично аналізує роботу з документами і не пізніше 10 числа кожного місяця інформує про це керівника апарату обласної державної адміністрації.
6.15. Виконання документів, що надходять у відділ з питань режимно-секретної роботи з грифом таємності, контролюється працівниками відділу під безпосереднім керівництвом голови обласної державної адміністрації, а в разі його відсутності - керівника апарату облдержадміністрації з дотриманням режиму секретності.
6.16. Усі документи, що підлягають друкуванню в бюро комп'ютерного набору, приймаються завідуючим бюро і оформляються з урахуванням вимог Інструкції з діловодства в апараті обласної державної адміністрації.
6.17. Документи повинні бути розбірливо написані, ретельно відредаговані, аркуші пронумеровані і завізовані керівником структурного підрозділу апарату облдержадміністрації з визначенням кількості примірників для друкування.
6.18. Подані матеріали реєструються в журналі і виконуються за двома категоріями терміновості: термінові та звичайні. Роботи, що мають візу заступників голови адміністрації, а також начальників відділів контролю, організаційного, юридичного та загального "терміново", друкуються в першу чергу. Інші документи (рукописи) друкуються в порядку їх надходження у дводенний термін, а при необхідності порядок їх друкування може змінити начальник загального відділу.
Матеріали, здані в комп'ютерне бюро після 17.00 години, реєструються датою наступного дня.
6.19. Необхідність виготовлення копій і розмноження документів визначають керівники структурних підрозділів апарату, окремих документів – начальник загального відділу апарату облдержадміністрації. Дозвіл на розмноження документів згідно із заявками керівників структурних підрозділів апарату надає начальник загального відділу.
6.20. Службові документи, які підлягають розмноженню, готуються відповідно до вимог Інструкції з діловодства.
Оригінал повинен бути віддрукований на білому папері, чітким шрифтом. Виконавець зобов'язаний провести уважну перевірку і коригування тексту, вилучити з нього відомості, які не підлягають опублікуванню.
6.21. Облік друкарсько-множильних матеріалів, кількість розмножених примірників ведеться в бюро комп'ютерного набору та копіювально-множильному бюро апарату в окремих журналах.
Організація контролю за виконанням документів
7.1. Голова обласної державної адміністрації здійснює контроль за виконанням органами державної виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, організаціями і установами, незалежно від їх підпорядкованості і форм власності, іншими юридичними особами Конституції України, законів України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України. Організація контролю в облдержадміністрації покладається на відділ контролю апарату адміністрації.
Відповідальність за своєчасність і повноту виконання документів несуть перший заступник, заступники голови обласної державної адміністрації (відповідно до розподілу функціональних повноважень), керівник апарату, начальники управлінь, відділів та інших структурних підрозділів адміністрації, територіальних органів виконавчої влади.
Відповідальність за виконання документів несу�