ГОЩАНСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ 

На головну Уряд УкраїниМапа сайту
 
 квітня 2019 
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Нд
 
Пошук
Розширений пошук»
 

 

 

 
Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті районної державної адміністрації


Видавник: Гощанська РДА

Номер: 424

Дата: 30 серпня 2011 року

 

Про затвердження Інструкції

про порядок обліку, зберігання

і використання документів та інших

матеріальних носіїв, які містять

відомості, що становлять службову

інформацію, в апараті районної

державної адміністрації

 

 

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», розпорядження голови облдержадміністрації від 15 серпня 2011 року № 400 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову   інформацію, в апараті обласної державної  адміністрації»:

        1. Затвердити Інструкцію про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову   інформацію, в апараті районної державної адміністрації, що додається.

       2.   Першому заступнику, заступникам голови районної державної адміністрації, керівнику апарату райдержадміністрації, керівникам структурних підрозділів апарату райдержадміністрації забезпечити дотримання встановленого порядку щодо обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять

службову інформацію.

     3. Контроль   за   виконанням   розпорядження   покласти   на   керівника апарату райдержадміністрації Гажаман О.І.

 

 

Голова адміністрації                                                                     Г.Владичук

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

райдержадміністрації

30.08.2011 № 424

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших

матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову

інформацію, в апараті районноїдержавної адміністрації

 

 

I. Загальні положення

 

         1. Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в апараті районної державної адміністрації (далі – Інструкція) визначає порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію (далі – службові документи), в апараті районної державної  адміністрації.

         2. Відповідно до статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації" до службової може належати інформація, що міститься в документах суб’єктів владних повноважень, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності установи або здійсненням контрольних, наглядових функцій органами державної влади, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

         3. Документам, що містять службову інформацію, надається гриф обмеження доступу "Для службового користування".

         4. Віднесення інформації до службової здійснюється на підставі Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, якій  надається гриф обмеження доступу "Для службового користування" (далі - Перелік). Перелік погоджується рішенням експертної комісії апарату районної державної адміністрації та затверджується розпорядженням голови районної державної адміністрації.

         5. Керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації та її апарату вносять  експертній комісії пропозиції щодо віднесення інформації до службової. Рішення експертної комісії є підставою для включення інформації до Переліку.

         6. Перелік та Інструкція не мають грифів обмеження у доступі  і розміщуються на веб-сторінці районної державної адміністрації у рубриці "Доступ до публічної інформації".

 

         7. Ведення обліку, зберігання і використання службових документів в апараті районної державної адміністрації, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на загальний відділ апарату районної державної адміністрації. Контроль за нерозголошенням інформації, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", та випадками втрат таких документів покладається на працівника режимно-секретного органу.

         8. На  службових документах у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф "Для службового користування" і номер примірника. На нижньому полі кожного аркуша, на якому немає реквізитів, по центру проставляється обліковий номер документа. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на службовий документ, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.

         9. Працівники апарату районної державної адміністрації, які працюють зі службовими документами, підлягають ознайомленню з цією Інструкцією.

         10. Працівникам районної державної адміністрації, допущеним до роботи зі службовими документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

 

ІІ. Облік службових документів

 

          1. Приймання і облік (реєстрація) службових документів  здійснюється загальним відділом апарату райдержадміністрації.

         2. На службові документи поширюється вимога одноразової реєстрації.

         3. Службова кореспонденція приймається працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

         4. Службові документи, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

         5. У разі надходження службових документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи конверт, передає  його під розписку до загального відділу апарату райдержадміністрації.

         6. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та внутрішні службові документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.

         7. Облік службових документів та видань ведеться окремо від обліку іншої несекретної документації у журналі за формою згідно з додатком 1.

         Облік магнітних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" ведеться окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі за формою згідно з додатком 2.

         8. На кожному зареєстрованому службовому документі проставляється штамп районної державної адміністрації, у якому зазначаються реєстраційний номер документа та дата його надходження.

 

ІІІ. Розмноження і   розсилання (відправлення) службових документів

 

          1. Обробка службових документів з використанням автоматизованих систем (далі – АС) здійснюється тільки за наявності виданого в установленому порядку Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України атестата відповідності комплексної системи захисту інформації в цій АС вимогам щодо захисту інформації. Допускається друкування службових документів на друкарській машинці.

         2. Реєстрацію та розсилання службових документів здійснює загальний відділ апарату райдержадміністрації.

         3. Службові документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за згодою цих організацій.

4. На звороті останнього аркуша кожного примірника службового документа зазначаються: обліковий номер, кількість надрукованих примірників, адресати, пункт Переліку, з чого друкувався документ (чернетка, обліковий аркуш), назва файлу та інв. № ПЕОМ, прізвище виконавця та особи, що надрукувала документ, і дата друкування.

         5. Якщо у супровідному листі до службових документів відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається: 

"Для службового користування

(без додатка – без грифа обмеження доступу)

 Прим. № ___"

         6. Надруковані і підписані службові документи разом з їх чернетками передаються для реєстрації в загальний відділ апарату райдержадміністрації. Чернетки знищуються виконавцем та спеціалістом загального відділу апарату райдержадміністрації, про що на копії вихідного документа робиться запис "Чернетки знищені. Дата. Підпис".

         7. Розмноження службових документів на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу керівника апарату райдержадміністрації, за підписаними ним нарядами в присутності та під контролем працівника загального відділу апарату райдержадміністрації. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників і виготовлених аркушів в окремому журналі.

         8. Забороняється використовувати для розмноження службових документів розмножувальну техніку, яка не атестована в установленому порядку.

         9. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом "Для службового користування" здійснюється на підставі рознарядок, підписаних керівником апарату райдержадміністрації та начальником загального відділу апарату райдержадміністрації, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

          10. Пересилання службових документів до інших організацій у межах України здійснюється державною фельд'єгерською службою, спеціальним зв'язком, рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єром.

11. Службові документи повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.

         12. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки "Для службового користування".

         13. Доставка службових документів до інших організацій та осіб може здійснюватися кур’єром загального відділу апарату районної державної адміністрації із записом у відповідному журналі.

 

IV. Формування службових документів у справи

 

         1. Службові документи після їх виконання формуються у справи відповідно до номенклатури справ.

         2. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включаються всі довідкові картотеки та журнали на службові документи.

         3. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом "Для службового користування", повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф "Для службового користування", а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

         4. Справи зі службовими документами повинні мати внутрішні описи.

 

V. Використання службових документів.

 Зняття  грифа "Для службового користування"

 

         1. До роботи із справами зі службовими документами допускаються працівники апарату райдержадміністрації, які мають безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, затвердженими головою райдержадміністрації.

         2. До роботи зі службовими документами допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, згідно з рішеннями, викладеними у резолюціях голови, першого заступника, заступників голови, керівника апарату районної державної адміністрації.

         3. Забороняється користуватися відомостями зі службових документів для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або в інших громадських місцях.

         4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи зі службовими документами з дозволу керівника апарату районної державної адміністрації за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.

         Виписки зі службових документів робляться у зошитах, що мають гриф обмеження доступу "Для службового користування", які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надавала дозвіл на ознайомлення і роботу зі службовими документами.

         5. Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань (додаток 3).

         6. Зняття з документів чи інформації грифа "Для службового користування" та виключення їх з Переліку здійснюється за поданням керівників структурних підрозділів райдержадміністрації та її апарату до експертної комісії.

         Рішення експертної комісії є підставою для зняття грифа "Для службового користування" з документа чи інформації та виключення їх з Переліку.

 

VІ. Зберігання, знищення службових документів,  перевірка їх наявності

 

          1. Службові документи в районній державній адміністрації зберігаються у металевих сейфах, які надійно замикаються та опечатуються.

         2. Службові документи, видані виконавцям для роботи, підлягають поверненню у  той же день.

         3. Окремі службові документи з дозволу начальника загального відділу апарату райдержадміністрації можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.

         4. Передача службових документів іншим працівникам районної державної адміністрації  здійснюється тільки через загальний відділ апарату райдержадміністрації.

         5. Забороняється вилучення із справ або переміщення службових документів з однієї справи до іншої без дозволу начальника загального відділу апарату райдержадміністрації.

         6. Перевірка наявності службових документів здійснюється щороку комісією, що утворюється розпорядженням голови районної державної адміністрації. До складу комісії обов’язково включаються особи, яким доручено облік і зберігання службових документів, а також працівник режимно-секретного органу. Результати перевірки оформлюються відповідним актом.

         7. Про факти втрати службових документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови районної державної адміністрації, працівника режимно-секретного органу та начальника загального відділу апарату райдержадміністрації, а також письмово повідомляється управління Служби безпеки України в області із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та про вжиті заходи.

         8. Для розслідування факту втрати службових документів або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням голови районної державної адміністрації утворюється комісія, висновок якої затверджується головою районної державної адміністрації.

 

         9. До облікових форм на підставі акта комісії, затвердженого головою районної державної адміністрації, вносяться відповідні записи про втрачені документи.

         10. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення службових документів, а також інших вимог цієї Інструкції, винні особи  несуть відповідальність згідно із законодавством.

         11. Відібрані експертною комісією для знищення справи із службовими документами, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, оформляються окремим актом.

         12. Відібрані для знищення службові документи та  справи з цими документами  повинні в обов’язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість їх прочитання.

         13. Після знищення службових матеріалів  в облікових формах робиться відмітка "Знищено. Акт від (дата) №__".

 

 

 

Керівник апарату райдержадміністрації                               О.Гажаман

 




Реєстрація
Логін
Пароль
Реєстрація
Опитування

http://i.piccy.info/i9/c811ff2c35d34d10df4fdc6036eda6bc/1469112702/28006/1037507/2107.jpg



Запитання | Адміністратор
Інформаційний супровід: pressa1@rv.gov.ua Тех. підтримка: forweb@rv.gov.ua  ©  Рівненська обласна державна адміністрація
 
 

 

Результат пошуку зображень за запитом "рада регіонального розвитку 12 листопада"

Послання Президента України до Верховної Ради України «Про внутрішнє та зовнішнє становище України в 2018 році»

Звіт голови РДА Юрія Ковальчука про виконання райдержадміністрацією делегованих районною радою повноважень у 2018 році

ГРАФІК

проведення виїзного прийому громадян

керівництвом РДА на 2019 рік

 

АКТУАЛЬНІ ЗАПИТИ НА НАДАННЯ ПРОПОЗИЦІЙ ПРОГРАМ ТА ПРОЕКТІВ

Оголошено конкурс "Кращі практики місцевого самоврядування 2018"